CASE STUDY SCHWAN COSMETICS

Eine große Schwierigkeit, die von Anfang an bestand, war das knappe Timing – denn das Projekt musste innerhalb von sieben Monaten umgesetzt werden. Damit einher gingen aber auch andere Dinge: eine schwierige Aufgabe war die kurze Konzeptions- und Entwicklungszeit. Es musste innerhalb kürzester Zeit ein Konzept aus dem Boden gestampft und das Ganze in wenigen Wochen realisiert werden.

Außerdem hatten die Redakteure eine große Aufgabe. Innerhalb von vier Wochen sollten Kollegen aus allen Abteilungen “ihren“ Content in das neue Intranet einpflegen, aktualisieren und ergänzen. Ein sportlicher Zeitrahmen.

All diese Faktoren waren am Ende dafür ausschlaggebend, einen sogenannten MVP-Ansatz zu fahren. Bei einem Minimum Viable Product wird den Anwendern bewusst erst mal nur eine Minimallösung bereitgestellt, die zwar bei Weitem noch nicht die gesamte Funktionalität bereithält, die aber geeignet ist, damit Live zu gehen und auf dieser Basis zu arbeiten. Eine Vervollständigung und Erweiterung erfolgt anschließend in iterativen Schritten nach dem Go- Live.

Eine Besonderheit dieses Projektes war es zudem, dass man sich zunächst für die geeignete Technologie und Plattform entscheiden musste. Zwar war von Anfang an klar, dass es grundsätzlich SharePoint als technologische Basis sein sollte, aber es gab innerhalb dieses Rahmens mehrere mögliche Optionen. Während einer Proof-of-Concept-Phase wurde geklärt, ob man den sicheren Weg mit dem klassischen und bekannten SharePoint On Premises gehen würde oder ob man sich auf die, zu diesem Zeitpunkt noch gänzlich neue, Welt des SharePoint Online mit den Modern Communication Sites einlassen wollte.

Die, insbesondere für die Redakteure, zeitgemäße, intuitiv zu bedienende und sehr ansprechende Oberfläche gab am Ende den Ausschlag für die SharePoint Online Communication Sites. Und dass, obwohl man noch einige Defizite in der Funktionalität hinnehmen musste, die es durch Anpassungen über die neue SPFx Schnittstelle auszugleichen galt. Am Ende sollte sich diese Entscheidung als goldrichtig herausstellen. Die Begeisterung und Motivation der Redakteure spiegelten sich im sehr ansprechenden Ergebnis wider, das mit dem Go-Live den Anwendern zur Verfügung gestellt werden konnte.

Mit Hilfe des Dritthersteller-Tools Nintex und verschiedener Office 365-Werkzeuge wie Power Apps oder Forms wurden zudem einige wichtige Prozesse und Workflows elektronisch umgesetzt. Realisiert wurden so unter anderem eine Lösung für Seminaranmeldungen, einen Werkstattauftrag mit Nintex Forms (dort können Mitarbeiter melden, wenn Reparaturen notwendig sind) sowie ein unternehmensweites Telefonbuch mit eigener Suche.

Um rasch voranzukommen wurde sich an der agilen Vorgehensweise und nach dem Prinzip des „Think Tanks“ orientiert. Es gab wöchentliche persönliche Meetings, um die WorkshopErgebnisse und Anforderungen durchzusprechen und sie technisch nach Komplexität und Machbarkeit zu bewerten. So konnten schnelle Fortschritte erzielt werden.

Um nicht immer wieder das Rad neu erfinden zu müssen, haben wir das Branding so gestaltet, dass es mit wenig Aufwand auch an das jeweilige Corporate Design anderer Unternehmen unter dem Dach der Schwan-STABILO Gruppe angepasst werden konnte.

Die Vorteile des Cloud-Projektes mit SharePoint-Modern Sites lagen auf der Hand: Einfache Bedienbarkeit für die Redakteure; ansprechendes zeitgemäßes individuelles Design, trotz kurzer Zeit; Wiederverwendbarkeit der Design-Elemente.