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Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Die Franz Cornelsen Bildungsgruppe mit rund 3.000 Mitarbeitern zählt zu den größten Verlagsunternehmen und wichtigsten Bildungsanbietern Deutschlands. Sie erstellt und vertreibt Bildungsangebote von der schulischen Ausbildung bis zur berufsbegleitenden Weiterbildung. Die Programmprofile der einzelnen Unternehmen innerhalb der Gruppe sind so aufeinander abgestimmt, dass heute für jede Lernsituation optimale Bildungsangebote bereitgestellt werden: Von Schulbüchern, Unterrichtsmaterialien und Fachbüchern bis hin zu digitalen Bildungsmedien, Weiterbildungsangeboten und Nachhilfe.
Ausgangssituation
Von der Franz Cornelsen Bildungsgruppe wurde das Projekt „Evolution 2012“ ins Leben gerufen, um die Zusammenarbeit sowie grundlegende Prozesse der Gruppenunternehmen neu zu strukturieren und zu verbessern. Für diese Zielsetzung wurde ein angepasstes und durchgängiges Instrumentarium zur Kommunikation und Zusammenarbeit benötigt.
Eine Anforderungsanalyse beim Start des Projektes zeigte, dass in den Unternehmen der Gruppe parallel individuelle Arbeits- und Informationsportale auf Basis unterschiedlicher Technologien existierten. Die Kommunikation und der Datenaustausch in übergreifenden Arbeitsgruppen erfolgte dabei meist per E-Mail, in SharePoint-Teamsites und über den FTP-Server. Übergreifende Gruppeninformationen der Holding wurden an die einzelnen Unternehmen mit der Bitte um interne Verbreitung verteilt. Es gab keinen einheitlichen Kommunikationsprozess.
Ziel
Übergeordnete Zielsetzung war es, dass alle Mitarbeiter der Franz Cornelsen Bildungsgruppe einen einheitlichen Zugang zu wesentlichen Informationen erhalten. Alle Mitarbeiter sollten sich darüber hinaus gruppenübergreifend und mit Externen in virtuellen Teamräumen austauschen und dort zusammenarbeiten können. Konkretes Ziel war es somit, alle bestehenden Intranets und Informationsportale mit dem Aufbau eines globalen Mitarbeiterportals abzulösen und damit einen deutlichen Mehrwert für den Arbeitsalltag sowie eine intuitive Benutzung und damit verbunden eine höhere Akzeptanz bei Mitarbeitern zu garantieren.
Eine Anforderungsanalyse beim Start des Projektes zeigte, dass in den Unternehmen der Gruppe parallel individuelle Arbeits- und Informationsportale auf Basis unterschiedlicher Technologien existierten. Die Kommunikation und der Datenaustausch in übergreifenden Arbeitsgruppen erfolgte dabei meist per E-Mail, in SharePoint-Teamsites und über den FTP-Server. Übergreifende Gruppeninformationen der Holding wurden an die einzelnen Unternehmen mit der Bitte um interne Verbreitung verteilt. Es gab keinen einheitlichen Kommunikationsprozess.
Herausforderungen
Lösung
Beim Aufbau der Portalarchitektur auf Basis von SharePoint 2010 wurde zwischen den formal getrennten Bereichen Information und Teamwork unterschieden, die über Navigation und Suche miteinander verzahnt wurden.
Für die Information aller Mitarbeiter wurden die verschiedenen Unternehmensbereiche als einzelne Intranets angelegt und gegeneinander abgegrenzt. Jedem Nutzer stehen damit Informationen seines Unternehmens sowie der Holding zur Verfügung. Die Informationen der Holding werden dabei vom Nutzer als integrierte Bestandteile seines Intranets wahrgenommen.
Die einzelnen Intranets des Portals weisen Ähnlichkeiten in der Struktur auf, wurden aber dennoch auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt. Durch ihre unterschiedliche Optik und den zugeschnittenen Inhalt fördern sie die Identifikation der Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmensbereich.
Für die effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Franz Cornelsen Bildungsgruppe wurde ein gemeinsames Teamportal realisiert. Es gibt dabei keine Trennung nach Unternehmen oder Unternehmensbereichen, was übergreifende virtuelle Arbeitsräume wie Teamsites und Projektsites möglich macht. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern wird durch ein paralleles Extranet gelöst. Eine Startseite zeigt dem Nutzer, in welchen Team- und Projektseiten er Mitglied ist. Hier laufen seine Benachrichtigungen, Aufgaben etc. aus den Teamseiten in einer Art Cockpit zusammen.
Eine Anforderungsanalyse beim Start des Projektes zeigte, dass in den Unternehmen der Gruppe parallel individuelle Arbeits- und Informationsportale auf Basis unterschiedlicher Technologien existierten. Die Kommunikation und der Datenaustausch in übergreifenden Arbeitsgruppen erfolgte dabei meist per E-Mail, in SharePoint-Teamsites und über den FTP-Server. Übergreifende Gruppeninformationen der Holding wurden an die einzelnen Unternehmen mit der Bitte um interne Verbreitung verteilt. Es gab keinen einheitlichen Kommunikationsprozess.
Nutzen & Ausblick
Das unternehmensübergreifende Intranet der Holding sowie das Teamportal werden von den Mitarbeitern gut angenommen und bilden mittlerweile den Grundstein für deren tägliche Arbeit.
Durch die Einführung von Teamräumen steht allen Mitarbeitern die Möglichkeit offen, standortübergreifend zusammenzuarbeiten. Über ein Formular können eigene Teamräume beantragt werden. Administratoren verfügen über besser Koordinationsmöglichkeiten, während Mitarbeiter die Anpassung der Teamräume durch den Einsatz von vordefinierten Templates erleichtert wird.
Die Begeisterung der Geschäftsführung für die Zusammenarbeit in Teamräumen ist mittlerweile auch auf die Mitarbeiter übergegangen: Täglich werden neue Teamräume eröffnet. Ein großer Nutzen für die tägliche Arbeit vieler Mitarbeiter der Franz Cornelsen Bildungsgruppe stellt die personalisierte Einstiegsseite des Portals dar. Besonders gern wird dabei die Funktion genutzt, Teamräume als Favoriten zu markieren und sie dadurch noch schneller auffindbar zu machen.
Die Einführung der SharePoint-Lösung verlief reibungslos, was auch den vielzähligen „Hilfe“-Angeboten in Form von Guided Tours, FAQ-Listen und Richtlinien-Dokumenten zu verdanken ist. Ein Wiki dient als Onlinehandbuch und versorgt die Mitarbeiter mit Informationen rund um die eingeführte Technologie und das Navigationskonzept. Auch die Veröffentlichung von Erfahrungsberichten im Umgang mit SharePoint trägt dazu bei, dass sich sowohl Nutzer als auch Administratoren schnell mit der Portallösung vertraut werden. Aufgrund dieser Hilfestellungen genügte es, einzelne Key User auf dem System zu schulen.
Nach der erfolgreichen Einführung des Holding- und Teamportals, ist für Ende des ersten Quartals 2011 der Launch des Intranets der Cornelsen-Schulverlage geplant. Die Gesamtlösung soll zukünftig die collaborativen Möglichkeiten von SharePoint noch umfassender nutzen und durch umfangreichere Funktionen der Suche ergänzt werden.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
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