CASE STUDY FLENDER

MyFlender: Das Intranet als Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes

Über Flender GmbH

Flender ist ein führender internationaler Hersteller von Antriebssystemen, der seit 125 Jahren für mechanische und elektrische Komponenten von höchster Leistungsfähigkeit, Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit steht. Mit rund 9.000 Mitarbeitenden in 33 Ländern bietet Flender ein breites Spektrum an Getrieben, Kupplungen, Generatoren und dazugehörigen Services mit dem Fokus auf Schlüsselindustrien wie der Windenergie, Zement, Bergbau, Öl und Gas, Energieerzeugung, Wasser und Abwasser, Marine, Krane und Fördertechnik. Flender Produkte und Services vereinen den letzten Stand der Technik mit extrem hoher Qualität und stellen seit Jahrzehnten eine optimale Kraftübertragung sicher.

Flender Case Study

Ausgangssituation & Ziele

Seit 2005 war Flender als Business Unit Teil des Siemens Konzerns und damit auch Teil der internen Kommunikationslandschaft bei Siemens, sowohl im Konzern-Intranet als auch der übrigen Kommunikationskanäle. Nachdem entschieden wurde, dass das Unternehmen im Jahr 2021 aus dem Siemens-Konzern ausscheiden soll, stand die interne Kommunikation bei Flender vor der großen Herausforderung sich auf eigene Beine zu stellen. Zunächst wurde daher eine Zwischenlösung geschaffen, die SharePoint basiert die wichtigsten Basisfunktionen für das Intranet noch als Teil der Siemens-IT-Infrastruktur abgebildet, um die Kommunikation mit den Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig fiel der Startschuss für ein neues globales Intranet auf Basis von SharePoint Online, welches in der Microsoft 365-Infrasturktur und Anwendungslandschaft von Flender als zentrales Element der Unternehmenskommunikation etabliert werden sollte. Viele dezentrale SharePoints an den unterschiedlichen Standorten galt es einzufangen und den gesamten Content in das neue myFlender zu integrieren, um ein lebendiges, globales Intranet für Flender und somit ein „Single Point of Truth“ zu schaffen. Das Hauptziel war es, alle relevante Informationen auf pragmatische und gut strukturierte Weise digital für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen und so den Wandel von einer Bringschuld der Informationen in eine Hohlschuld zu meistern. Damit waren sowohl die Reduzierung der Informationskanäle als auch des stetig wachsenden E-Mail-Traffics weitere Ambitionen.

Das Projekt

Durch die vielen Vorteile, die Microsoft 365 bietet – in erster Linie hinsichtlich der Integrationsmöglichkeiten – war dies als Grundlage für myFlender von Anfang an gesetzt. Insbesondere bei der Startseite wurde stark auf Customizing gesetzt, mit ausdrucksstarken Bildern gearbeitet und das Design und die Features an die Flender-Website angelehnt. Gemeinsam mit der IPI und dem Feedback der Mitarbeitenden wurde überlegt, welche Funktionen notwendig sind, um die Akzeptanz auch außerhalb des Headquarters sicherzustellen. Es wurde viel Zeit investiert, die Kolleg:innen abzuholen, mit Site Ownern zu sprechen, sie zu schulen und zu befähigen den Content mit Hilfe von vorgefertigten Templates in das neue Intranet zu bringen, welches einen zentralen Bestandteil des digitalen und modernen Arbeitsplatzes bei Flender darstellt.

Die Lösung

Mithilfe von Viva Connections wurde das Intranet in Microsoft Teams eingebunden und somit auch mobil verfügbar gemacht. So wurde ein Cockpit für die Mitarbeitenden geschaffen, mit dem sie ihren Arbeitsalltag steuern können.

Intranet MyFlender

Das Intranet ist direkt in die Sidebar in Teams integriert und bietet eine allumfassende Suche. Im Header-Bereich können wichtige News durch die Administratoren in den Fokus gestellt werden. Jede Fachabteilung und jede Business Unit ist in der Lage, auf den Unterseiten News zu erstellen, die auf der Startseite angezeigt werden. Dies wurde technisch umgesetzt mit einem News-Filter und einer Mischung aus aktiver und passiver Personalisierung. Aus dem SharePoint Profil des Mitarbeitenden werden dazu die Informationen für die passive Personalisierung gezogen. So bekommen diese automatisch die globalen News und die News aus der Region, welcher sie ansässig sind, sowie Security und IT-Incidents verpflichtend angezeigt. Alle anderen Kanäle (z. B. Legal & Compliance) können aktiv deaktiviert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nicht mit Informationen überflutet werden und nur das angezeigt wird, was auch wirklich von Interesse ist.

Zusätzlich bietet ein Chatbot, der „Flender Communicator“, die Möglichkeit wichtige News, wie z. B. IT-Störungen oder Informationen der Geschäftsführung zu pushen. Indem eine Chat-Nachricht in MS Teams mit der ausgewählten News automatisch an jeden Mitarbeitenden gesendet wird, wird sichergestellt, dass diese eine hohe Sichtbarkeit und Reichweite hat. Um den Zugriff auf relevante Informationen und Applikationen für alle Mitarbeitenden zu erleichtern und effizienter zu gestalten, dient der rechte Bereich des Intranets. Der „IT-Support Hub“, „Marketing & Corporate Design“ und das „HR-Intranet“ als wichtige Seiten, die sehr häufig aufgerufen werden, stehen hier direkt als Quicklinks bereit. Über die Floating Buttons „My Applications and Bookmarks“, die auch auf allen Unterseiten angezeigt werden, haben die Mitarbeitenden alle Applikationen und Verlinkungen, die sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen direkt im Zugriff und können ihre eigenen Favoriten zusammenstellen. So hat beispielsweise ein Mitarbeitender aus China auch die Möglichkeit sich alle relevanten Seiten für China zu bookmarken und sich eine mühsame Navigation über die jeweiligen Unterseiten zu ersparen.

Herausforderungen & Ausblick

Mit dem Redesign des myFlender Intranets, welches im Juni 2023 live gegangen ist, wurde ein großer Schritt in Richtung digitaler Arbeitsplatz gemacht, der viele Herausforderungen mit sich gebracht hat und auch immer noch bringt.

  • Blue Collar Kommunikation - aktuell noch kein Zugriff auf myFlender: Das Ziel ist es, die Kolleg:innen in der Produktion durch eine Mitarbeiter-App einzubinden oder zunächst die mobile Ansicht von myFlender auf privaten Endgeräten verfügbar zu machen.
  • Internationalität - Bekanntheit, Akzeptanz und Nutzung an den Auslandsstandorten ausbaufähig: Die Inhalte der lokalen Intranet-Lösungen müssen weiter integriert werden, um diese nach und nach abzuschaffen und damit den Anreiz, auf das globale Intranet zuzugreifen, weiter zu erhöhen.
  • Sprachkonzept - aktuell 5 Sprachversionen, hoher Übersetzungsaufwand: Automatische Übersetzungen sollen künftig weiter ausgebaut werden, um eine gute User Experience für alle Mitarbeitenden - unabhängig ihres Standortes und ihrer Sprache - und zeitgleich einen möglichst geringen Pflegeaufwand für die Editoren zu gewährleisten.
  • Ressourcen - kleines Team aus CC & IT: Weltweit vier Personen, die das Thema „MyFlender" vorantreiben, Inhalte und News koordinieren und technisch supporten. Die Inhalte aller Unternehmensbereiche und Standorte sind daher noch nicht vollständig.
  • Hoher Aufwand durch Customizing und Bugs: Das starke Customizing der Startseite erfordert nach Updates seitens Microsofts einen erhöhten Aufwand, um sicherzustellen, dass alles funktioniert, wie es soll.

„Wir sind definitiv noch nicht am Ziel, aber wir sind auf einem sehr guten Weg. Es ist ein deutlicher Schritt nach vorne. Und wir freuen uns den digitalen Arbeitsplatz weiter voranzutreiben."

Tobias van der Linde, Manager Unternehmenskommunikation, Flender GmbH
Download der Flender Case Study

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