Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
Die AGRAVIS Raiffeisen AG mit Sitz in Münster agiert als ein führendes Agrarhandelsunternehmen in den Kerngeschäftssegmenten Agrarerzeugnisse, Tierernährung, Pflanzenbau und Agrartechnik sowie in den Bereichen Energie und Raiffeisen-Märkte einschließlich Baustoffhandlungen sowie im Projektbau. Die AGRAVIS-Gruppe erwirtschaftet mit über 6.600 Mitarbeiter:innen rund 9,4 Mrd. Euro Umsatz im Jahr und ist mit mehr als 400 Standorten überwiegend in Deutschland tätig. Internationale Aktivitäten bestehen über Tochter- und Beteiligungsgesellschaften in über 20 Länder und Exportaktivitäten in mehr als 100 Ländern weltweit.
Ausgangssituation & Ziele
Unter dem Projektnamen Wolke 365 wurde die gesamte IT-Landschaft der AGRAVIS umgebaut, um die technische Grundlage für fortschrittliche Kollaboration und Kommunikation zu schaffen. Veraltete Anwendungen wie Domino, Notes und IBM wurden abgelöst und die cloudbasierte Suite Microsoft 365 eingeführt. Infolgedessen sollte auch das bestehende Intranet „AGRAVIS Life“ abgelöst werden. Dieses war technisch wie designmäßig überholt, unübersichtlich, besaß eingeschränkte redaktionelle und kollaborative Möglichkeiten. Die alte Lösung war nicht für mobile Endgeräte optimiert und es gab keine Option für Personalisierung. Viele Mitarbeitenden konnten zudem technisch-bedingt nicht auf das bestehende Intranet zugreifen. Das Ziel war ein neues, personalisiertes, modernes, konzernweites und mobil verfügbares Intranet.
Das Projekt
Der Projektaufbau wurde durch die IT vorgenommen, die auch Struktur, Umsetzung und Budget verantwortete. Mitarbeitende verschiedener Berufsgruppen wurden intensiv in den Neuaufbau des Digital Workplaces mit integriert, um aktiv ihre Ideen und Anforderungen einzubringen und in redaktionellen Prozessen mitwirken zu können.
Von Anfang an wurden dafür verschiedene Zielgruppen definiert: Mitarbeitende im Büro (White-Collar-Worker), in der Produktion (Blue-Collar-Worker), das Unternehmen (Konzernkommunikation) und die Nutzer:innen selbst (persönlich). In vorangegangenen Sessions besprach man die Probleme des alten Intranets, die Anwendungsfälle und die daraus resultierenden Wünsche und Ziele der neuen Lösung. Jeder der Beteiligten hatte die Möglichkeit, eigenen Input zu liefern, z. B. wie man sich die Startseite vorstellt. Dabei wurde ein Design-Sprint-Ansatz verfolgt. Das ist eine Vorgehensweise bei den Ideen für neue Features, Prozesse etc. visualisiert und iterativ optimiert werden. Mithilfe des Ansatzes nähert man sich Schritt für Schritt dem optimalen Ergebnis. Weiterhin dient das visualisierte Ergebnis auch als Konzeptionsvorlage für die anschließende Umsetzung.
Die Intranet-Redakteur:innen der Bereiche und Gesellschafter wurden als Multiplikator:innen definiert und als eine neue interne Bezugsgruppe eingeführt. Diese waren besonders stark involviert und informiert.
Das Projekt hatte besondere Voraussetzungen, da AGRAVIS ein Pilot-Kunde bei Microsoft ist. Dadurch gab es Unterstützung und eine direkte Betreuung von Microsoft. So konnten viele neuartige Technologien und Ansätze angewendet werden. Zum
Beispiel die Verwendung von Viva Connections, um den digitalen Arbeitsplatz und die Apps in Microsoft Teams darzustellen.
Eine Herausforderung war, dass der Transformations- und Kommunikationsprozess konzernweit stattfand – über zahlreiche dezentrale Standorte sowie teils internationale Konzern- und Beteiligungsgesellschaften hinweg. Eine weitere Challenge war der Zeitpunkt des Projektes und der Transformation, der mitten in die pandemiebedingte Homeoffice-Phase fiel.
Die Lösung
I
m September 2021 ging AGRAVIS inside live. Das auf SharePoint Online basierende neue Intranet wurde nahtlos in Microsoft Teams integriert und ist zu einem wichtigen Bestandteil der täglichen Arbeit und Informationsbeschaffung der Mitarbeiter:innen geworden. Als Agrarhändler hat AGRAVIS viele Non-Desk-Worker, eine mobile Verfügbarkeit des Intranets ist somit essenziell. Mitarbeitende erhalten daher ein optimiertes Erlebnis auf Desktop und Mobile. Über die Webversion und die mobile Version von SharePoint und Microsoft Teams können sie auf das Intranet und die einzelnen Apps zugreifen.
AGRAVIS inside zeichnet sich durch eine einfache Navigation und intuitive Bedienbarkeit aus. Das neue Zentrum der internen Kommunikation ist schlank strukturiert und wurde für drei wesentliche Segmente konzipiert: den Menschen, dessen Arbeit und für das Unternehmen.
Als persönlicher Digital Workplace gibt es einen individuellen Arbeitsbereich für die Mitarbeiter:innen. In diesem „Meins„-Bereich können User wichtige personalisierte Inhalte hinterlegen, wie:
Hierfür wurden eigene Module entwickelt, ähnlich wie SharePoint Module. Die Widgets sind als individuelle Apps in Microsoft Teams verfügbar. Der selbst gebaute Widget-Bereich wird in einem Dashboard dargestellt, was ebenfalls personalisierbar ist. Je nach Wunsch lassen sich die Widgets für das Dashboard auswählen, löschen und verschieben. Damit passt sich der „Meins“-Bereich den Aufgaben- und Berufsfeldern der Mitarbeitenden an. Die Applikationen basieren auf SharePoint und werden mithilfe von Viva Connections in Microsoft Teams dargestellt, welches als Container dient.
AGRAVIS inside ist das digitale Eingangstor in die AGRAVIS-Welt. Alle Anwendungen aus dem AGRAVIS Life sind schnell und einfach aufrufbar. Dafür wurde ein App-Launcher selbst entwickelt. Interne und externe Applikationen, z. B. Reisekostenanträge, sind dort verlinkt und lassen sich direkt in einem Extra-Dialog-Fenster öffnen. Alle Anwendungen, die die AGRAVIS anbietet, werden aufgelistet. Der User hat die Möglichkeit eine Favoritenliste mit den bevorzugten Applikationen zu erstellen. Die Ansicht ist konfigurierbar und die Anwendungen lassen sich verschieben, hinzufügen oder löschen.
Um ein besseres Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen und die Mitarbeitenden auf dem Laufen zu halten, werden Unternehmensnachrichten aus verschiedenen Quellen im „Unser“-Bereich wirkungsvoll präsentiert. Die Einbettung der Social-Media-Kanäle Facebook und Twitter auf der Startseite erschaffen eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen. Per Zufallsprinzip werden zudem Fotos und Videos aus einer Galerie gezeigt.
Ein Highlight im Projekt war die komplette Digitalisierung und Verbesserung des Speiseplans als Business App. Die Applikation basiert auf SharePoint und ist vollkommen maßgeschneidert für AGRAVIS umgesetzt. Vorher wurde der Plan als PDF erstellt und im Intranet als Download angeboten.
Das war nicht nur sehr aufwendig, sondern auch umständlich für die Mitarbeitenden, die den Speiseplan nutzen. Der Kantinenchef kann in der neuen App die Speisen einfach digital einpflegen und jederzeit wiederverwenden. Mahlzeiten sind in Kategorien wie Tagesgericht 1, Frühstück oder Beilagen eingeordnet. Der aktuelle Speiseplan wird automatisch im Intranet für alle Mitarbeiter:innen dargestellt und aktualisiert, sobald der Kantinenchef Änderungen vornimmt und diese freigibt. Manche Speisen, wie z. B. die der Kategorie Frühstück, werden nur zu bestimmter Zeit angezeigt, zum Beispiel bis mittags. Es gibt mehrere Ansichten des Speiseplans (eine Monitoransicht für die Displays in der Kantine, eine Administration-Oberfläche für den Kantinenchef und eine Wochenansicht für die Mitarbeitenden).
Kantinen-Ansicht für Mitarbeitende
Kantinen-Ansicht für Redakteure
Ausblick
Das Projekt war äußerst erfolgreich und die Lösung kommt bei den Mitarbeiter:innen sehr gut an. Durch den eingeführten Digital Workplace hielt eine neue Kultur der Kommunikation Einzug. Der nächste Schritt ist unterdessen die Konzeption und Realisierung des digitalen Arbeitsplatzes für die Veterinärmedizin, welches international im Einsatz sein wird und sechs-sprachig angelegt ist. Zudem sind weitere Ausbaustufen zur Erhöhung der sozialen Interaktion über ein Social Network (Viva Engage) geplant.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
Digital Workplace Experts.
Bahnhofsplatz 8
91522 Ansbach
