Branding in Office 365 und SharePoint Online (modern experience) – Teil 1

Bestimmt haben auch Sie sich bereits die Frage gestellt: „Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365 und SharePoint Online um die Corporate Identity meiner Firma abzubilden?“. Mit dieser Artikel-Serie möchte ich Ihnen die Neuerungen und Vorgehensweisen in diesem Bereich etwas genauer erläutern.

Office 365 Theme

Die Anpassungsmöglichkeiten für den gesamten Office 365 Tenant sind grundsätzlich sehr überschaubar. Als Tenant-Admin haben Sie die Möglichkeit, ein Office 365 Theme zu erstellen und Ihren Nutzern bereitzustellen.

Um ein derartiges Theme anzufertigen navigieren Sie über den AppLauncher (Kachelmenü oben links) zum Admin Center. Dort angekommen verwenden Sie die linke Navigation und gehen zu Settings > Organization Profile. Rechts finden Sie einen Bereich, der mit der Überschrift Manage custom themes for your organization gekennzeichnet ist und klicken Sie dort auf den Edit Button.

Es öffnet sich ein neues Panel:

Folgende Einstellungen können Sie vornehmen:

• Upload eines eigenen Logos (max. 200 x 30px, JPG-, PNG- oder GIF-Format und nicht größer als 10 KB)
• Hinterlegen einer URL auf die das Logo verlinkt
• Ein Hintergrundbild (max. 1366 x 50px, JPG-, PNG- oder GIF-Format und nicht größer als 15 KB)
• Festlegen ob Ihre Nutzer das von Ihnen bereitgestellte Office 365 Theme selbst überschreiben dürfen (Standard) oder ob Ihr Theme tenantweit greift
• Office 365 Bar-Farben:
  o    Accent color: Farbe des AppLauncher Icons
  o    Nav bar background color: Hintergrundfarbe der restlichen Bar
  o    Text and icons: Farbe der Icons und des Textes innerhalb der Office 364 Bar (nicht das AppLauncher Icon)
  o    AppLauncher Icon: Farbe des AppLauncher Icons (Wahl zwischen drei Farben, die sich abhängig von den vorher gewählten Farben ändern, um immer ein bestimmtes Kontrastverhältnis zu erreichen)
• User Name: Angabe ob der Name des eingeloggten Benutzers in der Office 365 Bar dargestellt werden soll oder ob nur das Profilbild angezeigt wird

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und auf Save bzw. Speichern geklickt haben, finden Sie die Office 365 Bar in neuem Gewand vor:

Die Office 365 Bar ist Bestandteil Ihres gesamten Office 365 Tenant und somit das Dach Ihres Digital Workplaces. Es kann durchaus vorkommen, dass bestimmte Applikationen (z. B. SharePoint) diese Bar anpassen oder erweitern. Das Grundkonstrukt wird Ihnen dabei jedoch immer erhalten bleiben.

Achtung: Es kann manchmal vorkommen, dass sowohl das Logo als auch gewisse Farben nicht sofort nach dem Speichern sichtbar werden. Office 365 kann zum Übernehmen des neuen Designs bis zu 24 Stunden benötigen. Schauen Sie einfach am nächsten Tag noch mal, ob Ihre Änderungen sichtbar sind. Im Normalfall passen Sie Ihr Branding aber sicherlich auch nicht jeden Tag an.

SharePoint Online Out-Of-The-Box Themes

Im Standard haben Sie die Möglichkeit, mit sechs hellen und zwei dunklen Themes und ca. 120 Farbkombinationen (Stand 01.08.2018) zu arbeiten. Diese vorgefertigten Farbpaletten können auf beliebigen Team- oder Communication-Sites angewandt werden. Eine Site kann sich also in der Farbgebung von der anderen unterscheiden.

Theme festlegen

Navigieren Sie zu einer Team- oder Communication-Site auf der Sie das Theme anpassen möchten. Im rechten Bereich der Office 365 Bar finden Sie ein Zahnrad-Icon. Das darunter befindliche Menü enthält den Punkt Change the look, mit dem Sie eine Übersicht der vorhanden Themes erhalten:

Klicken Sie auf eines der bereitgestellten Themes. Dort haben Sie zudem noch die Möglichkeit, über den Link Customize eine Haupt- (main color) bzw. Akzentfarbe (accent color) festzulegen. Die Themes sind so angelegt, dass alle Farben einer Palette stets zueinander passen und das geeignete Kontrastverhältnis bieten.

Sind Sie mit den Farbangaben zufrieden, klicken Sie auf Apply um Ihr neues Theme für alle Nutzer sichtbar zu aktivieren.

Aber: Eine Besonderheit der Themes gibt es bei den neuen HUB-Sites. Das Theme einer HUB-Site wird an alle Seiten, die Teil dieser HUB-Site sind, vererbt. Legen Sie also ein rotes Theme für Ihre HUB-Site fest, bekommen automatisch alle mit dieser HUB-Site verbundenen Seiten auch das gleiche rote Theme aufgeschaltet.

Mehr zu HUB-Sites oder wie Sie selbst so ein Theme für Ihre Nutzer bzw. Admins bereitstellen können erfahren Sie im zweiten Teil dieser Blogserie. Bei Fragen rund um das Thema Branding sind wir natürlich gerne für Sie erreichbar.