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Lösen Sie jetzt Ihr Valo Intranet druch Microsoft 365 ab!
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Während Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren, bleibt das Dokumentenmanagement für lebende Dokumente oft ein Flickenteppich aus verstreuten Dateien, inkonsistenten Ablagestrukturen und ineffizienten Workflows. Das kostet Zeit, Geld – und vor allem Nerven. Klassische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) fokussieren Funktionen zur Archivierung, doch sie stoßen an ihre Grenzen, wenn es um eine nahtlose Integration in digitale Arbeitsumgebungen geht. Unternehmen müssen Dokumente effizient verwalten und gleichzeitig Compliance- sowie Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Microsoft Teams ist, in Kombination mit SharePoint und Microsoft 365, eine ECM-Lösung, die über die klassische Dokumentenablage hinausgeht – wenn man es richtig konzipiert und einsetzt. Durch den Einsatz von KI-gestützten Funktionen, automatisierten Workflows und einer tiefen Integration in Geschäftsprozesse kann Teams nicht nur lebende Dokumente effizient verwalten, sondern auch eine intelligente Aktenführung ermöglichen. Eine Übernahme in ein Archiv ist nativ oder durch Export möglich.
Teams ist mehr als nur eine Plattform für Kommunikation und Meetings. Es kann als zentraler Bestandteil einer unternehmensweiten Enterprise Content Management-Strategie (ECM) genutzt werden. Durch das Zusammenspiel mit SharePoint und M365 lassen sich digitale Akten mit klar definierten Zugriffsrechten, Versionierung und Metadaten verwalten. Zu den zentralen Vorteilen gehören:
Trotz der zahlreichen Vorteile bleiben bei der Nutzung von Teams als ECM-System auch Herausforderungen:
Diese Herausforderungen lassen sich durch eine vordefinierte Struktur, den Einsatz von KI-gestützten Tools wie SharePoint Syntex/Premium und durch unternehmensweit einheitliche Richtlinien für die Dokumentenverwaltung bewältigen.
In Microsoft Teams können neue Dokumente direkt innerhalb der Plattform erstellt werden. Standardisierte Vorlagen sorgen dafür, dass alle relevanten Metadaten und Zugriffsrechte von Anfang an korrekt hinterlegt sind.
Eine zentrale Dokumentenerstellung bedeutet auch, dass Vorlagen nicht manuell von Abteilungen verteilt werden müssen, sondern über automatisierte Metadaten-Zuweisung direkt an den richtigen Speicherort gelangen. Durch KI-gestützte Verschlagwortung lassen sich Dokumente zusätzlich präzise klassifizieren.
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie einfach das umgesetzt werden kann: Autofill Columns: So sparen Sie Stunden bei der Datenerfassung in SharePoint – mit Demo-Video
Mit Microsoft Copilot lassen sich Inhalte automatisiert generieren oder strukturieren, beispielsweise durch die automatische Erstellung von Zusammenfassungen, basierend auf bestehenden Dokumenten oder Notizen aus Besprechungen.
Die Versionierung in SharePoint sorgt für eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen, sodass ältere Bearbeitungsstände jederzeit abrufbar bleiben. Dies ist besonders relevant, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten und Änderungen nachvollziehbar bleiben müssen.
Durch die Möglichkeit, Dokumente direkt in Teams zu bearbeiten, entfällt das Risiko, dass verschiedene Dateiversionen in unterschiedlichen E-Mails oder Ordnern kursieren. Änderungen werden zentral synchronisiert, und alle Nutzer haben Zugriff auf die aktuelle Version.
Power Automate ermöglicht ein Genehmigungsprozesse, die den Bearbeitungsaufwand erheblich reduzieren. Genehmigungen werden über vordefinierte Workflows gesteuert, sodass Dokumente nur freigegeben werden, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind. KI kann zudem automatisch Workflows vorschlagen und optimieren, basierend auf bisherigen Bearbeitungsmustern.
Sobald Dokumente nicht mehr aktiv bearbeitet werden, müssen sie langfristig und rechtskonform gespeichert werden. Microsoft 365 bietet ein integriertes Archiv – so dass die Dokumente zu einem deutlich günstigeren Datenvolumen gerechnet werden. Das Microsoft Archiv ermöglicht die automatische Umsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien, die sicherstellen, dass Dokumente nach Ablauf vordefinierter Fristen gelöscht werden.
Durch den Einsatz von verschiedenen KI basierten Tools wie SharePoint Syntex/Premium/Pureview kann eine automatische Markierung archivierungswürdiger Dokumente erfolgen. So werden Dokumente anhand ihrer Inhalte und Metadaten erkannt und an die entsprechenden Aufbewahrungs- und Archive verschoben werden, ohne dass eine manuelle Zuordnung erforderlich ist. KI-Modelle können hierbei auch Muster in archivierten Dokumenten erkennen, um zukünftige Ablageprozesse weiter zu verbessern.
Diese Archivierungsmechanismen tragen dazu bei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, den Speicherplatz effizient zu nutzen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
E-Mails enthalten oft geschäftskritische Informationen, die nahtlos in die Aktenführung überführt werden müssen. Eine ineffiziente Ablage in persönlichen Postfächern kann dazu führen, dass wichtige Inhalte schwer auffindbar sind oder verloren gehen. Mit dem Email Manager von Colligo können E-Mails direkt aus Microsoft Outlook in die passende Akte in Teams überführt werden. Dabei werden Metadaten wie Absender, Betreff und Datum automatisch erfasst und mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft. Dies ermöglicht eine systematische, nachvollziehbare Ablage von E-Mails und Anhängen.
SharePoint Syntex/Premium kann zudem Inhalte aus E-Mails analysieren und relevante Daten, wie Vertragsnummern oder Ansprechpartner, extrahieren. Dadurch lassen sich E-Mail-Inhalte direkt in bestehende Dokumentenprozesse integrieren und weiterverarbeiten.
Wie kann ein Dokumentenmanagement in Microsoft 365 aussehen?
Zertifikate Management mit E-Mail-Automatisierung
Strukturierte Dokumentenverwaltung für die Ausstellung von Zertifikaten im digitalen Arbeitsplatz
Lösung zur Verwaltung strukturierter Großdokumente
Qualitätsgesicherte Fachinformation integriert in die Welt von Microsoft 365 und MS Teams
Eine 360° Kundensicht auf Dokumente in Microsoft Teams
Eine 360° Kundenakte inklusive Dokumentenmanagement und Anlagen in Microsoft Teams
Microsoft Teams kann weit mehr als Meetings und Chats – es ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Enterprise Content Management. Microsoft 365 bietet bereits im Standard eine umfangreiche Palette an Dokumentenmanagement-Funktionen. Wer die Potenziale von Teams richtig nutzt, kann nicht nur die Dokumentenverwaltung optimieren, sondern auch Effizienzsteigerungen und Compliance-Vorteile realisieren. Doch in komplexen Unternehmensstrukturen oder bei spezifischen Workflow-Integrationen kann der Standard an seine Grenzen stoßen. Drittanbieter-Lösungen wie Colligo oder individuelle KI-basierte Erweiterungen bieten hier zusätzliche Möglichkeiten, um Dokumentenprozesse noch effizienter und spezifischer an die Unternehmensanforderungen anzupassen.
Ob Automatisierung, Integration oder Compliance – letztendlich ist es wichtig für das jeweilige Szenario eine individuelle und passende Lösung zu finden und so ein effektives und smartes Dokumentenmanagementsystem zu schaffen. Dabei stehen wir Ihnen mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten gerne mit Rat und Tat zur Seite. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf
Sie stehen vor der Aufgabe, einen Prozess in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren? Gemeinsam entwickeln wir den Lösungsweg für Ihre individuelle Business App oder ECM Lösung! Dazu erarbeiten wir eine klare Lösungsidee inklusive Architekturvision. So wissen Sie genau, was die nächsten Schritte bei der Umsetzung sind und erhalten eine Roadmap für Ihre persönliche Business Application.
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