Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
Die REHAU Group vereint mit Meraxis, New Ventures, RAUMEDIC, REHAU Automotive und REHAU Industries starke Unternehmen unter einem Dach. Rund 20.000 Menschen sind für die Unternehmensgruppe tätig, die im Laufe eines Jahrhunderts eigenständig gewachsen ist. Leidenschaftlich und engagiert entwickeln, fertigen und vertreiben die Mitarbeitenden an über 190 Standorten innovative, polymerbasierte Produkte und Lösungen
für die Automobil-, Bau-, Möbel-, Material-, Medizin- und Industrietechnik mit einem gemeinsamen Ziel: das Leben durch den Einsatz innovativer, nachhaltiger Technologien zu verbessern – Engineering progress. Enhancing lives.
Ausgangssituation & Ziele
Auf Grundlage der Entscheidung von einer „Best of Breed“-Strategie zu einem „Best of Suite“-Ansatz zu wechseln, führte REHAU im Jahr 2022/23 Microsoft 365 für vier seiner Teilkonzerne ein. Dies bedeutete, dass rund 13.000 Mitarbeitende von einer Vielzahl unterschiedlicher Applikationen wie Webex, Cisco Jabber und Dropbox auf eine einheitliche Plattform wechselten. Der Fokus lag zunächst auf der Zusammenarbeit mit neuen Tools wie Teams, OneDrive und SharePoint, unterstützt durch das Projektbranding “Collaborate Now – We are better together”.
Im nächsten Schritt, “Communicate Now”, sollte nun die interne Kommunikation für Mitarbeitende mit PC-Arbeitsplatz in die M365-Umgebung integriert werden. Bisher wurde hierfür die Social Intranet Plattform Jive genutzt, die zahlreiche Funktionen unter “REHAU Daily” vereinte.
Mit der Einführung von Microsoft 365 verlagerten sich diese Funktionen in die verschiedenen M365-Tools, was den logischen Schritt zu Folge hatte, auch den Bereich der Information und Kommunikation in Microsoft 365 abzudecken. Durch die bereits erworbenen Lizenzen konnte REHAU zudem Kosten durch die Abschaffung redundanter Systeme einsparen. Das Hauptziel war es, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit durch eine einheitliche und moderne Plattform auf SharePoint-Basis zu verbessern. Der Fokus lag darauf, den Dialog und das Feedback weiter auszubauen und die Vorteile der Integration in den digitalen Arbeitsplatz zu nutzen, wodurch alle Informationen an einem Ort verfügbar sind. Die Plattform sollte benutzerfreundlich, intuitiv sowie zukunftssicher und skalierbar sein, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu erhöhen und den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Das Projekt
Der Start der Projektimplementierung erfolgte im November 2023, und bereits Ende März 2024 ging die neue Plattform mit einem Minimum Viable Product (MVP) live. Hierbei handelt es sich um eine erste funktionsfähige Startversion des neuen Intranets, die bereits grundlegende Funktionen enthält und allen Mitarbeitenden direkt zugänglich ist. Mit diesem Ansatz kann die neue Plattform schrittweise kennengelernt, getestet sowie kontinuierlich weiterentwickelt und ausgebaut werden. Die straffe Projektzeitplanung ergab sich unter anderem aus dem Vertrag mit dem bisherigen Anbieter Jive, der Ende Mai 2024 auslief, wodurch die alte Plattform abgeschaltet werden musste.
Das Projekt wurde von einem engagierten internen Projektteam bei REHAU unter der Leitung von Barbara Ernstberger, Communications Specialist, durchgeführt, das aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen zusammengesetzt war. Florian Deindörfer von der IPI GmbH fungierte als Workstream Lead für die Transformation von Inhalten sowie Training und Support und war sowohl in der fachlichen als auch in der technischen Beratung tätig.
Im Rahmen des Projekts wurde in drei Workstreams gearbeitet. Der erste Workstream konzentrierte sich auf die Konzeption und Schaffung eines neuen Zuhauses für die interne Kommunikation einschließlich des Aufbaus der neuen Plattform sowie die Entwicklung von Custom-Elementen seitens IPI, wie der Newswall und der Hauptnavigation.
Der zweite Workstream, der technisch orientiert war, befasste sich mit dem Content Management, der Auditierung und der Migration. Hier ging es darum, Inhalte auf der bisherigen Plattform Jive zu sichern und in die neue Plattform auf SharePoint-Basis zu überführen. Die vorhandene Schnittstelle zu Jive ermöglichte die einfache Umwandlung der Daten in SharePoint-Elemente und die Migration in Microsoft 365 mit minimalem redaktionellem Aufwand (dies ist übrigens aus nahezu jedem Fremdsystem möglich).
Der dritte Workstream legte den Fokus auf die Projektkommunikation und die Einbindung der Nutzer sowie auf Training & Support. Es war wichtig, die Organisation in diesem kurzen Zeitraum zu befähigen und die Mitarbeitenden auf die Reise mitzunehmen. Dabei haben wir uns auf zwei Zielgruppen konzentriert: Redakteure (= Key Editoren und erweiterter Redakteurskreis), die für die Newserstellung verantwortlich sind und Enduser als „Hauptkunden“ der Plattform. Die Key Editoren wurden von der IPI sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch in Live-Sessions geschult und als Multiplikatoren im Projekt eingesetzt. Zusätzlich zu den Schulungen wurden Schulungsvideos für zeit- und ortsunabhängiges Lernen angeboten und einmal pro Woche eine offene Q&A-Session durchgeführt. Die Schulung der Redakteure wurde von den Key Editoren übernommen, die weiterhin neben Barbara als Ansprechpartner bei Fragen zum Intranet zur Verfügung stehen. Durch diese Maßnahmen wurde sichergestellt, dass alle Beteiligten gut vorbereitet und informiert waren. Die enge Zusammenarbeit zwischen den internen Mitarbeitenden und externen Beratern war ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Projekt.
Die Lösung
Die Startseite des Intranets ist integriert in Microsoft Teams und bildet somit den Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsplatz. Ein übersichtlicher Funktionsumfang und das ansprechende Design sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden schnell und effizient auf alle wichtigen Informationen und Werkzeuge zugreifen können.
Ein Projektblog diente als zentrale Informationsquelle und begleitete das gesamte Projekt mit regelmäßigen Updates und Hintergrundinformationen. So wurden Push- und Pullmaßnahmen innerhalb des Kommunikationskonzeptes gewinnbringend miteinander kombiniert. Mitarbeitende wurden stets informiert und konnten Fragen und Feedback direkt adressieren, was die Akzeptanz und das Vertrauen in die neue Plattform förderte. Dieser wird nun zur einer Hilfeseite umgebaut, auf der sich User als auch Editoren weiterhin informieren können.
Eine interaktive Onboarding-Tour mit Pop-up-Erklärelementen führt Nutzer:innen durch die neuen Funktionen der Plattform. Diese Tour wurde als Pflichtelement konfiguriert und musste somit vom User einmalig durchlaufen werden, um die wichtigsten Features kennenzulernen. Auch neue Mitarbeitende durchlaufen diese Einführung bei ihrem ersten Login. Die Onboarding-Tour kann vom Kunden selbst einfach erweitert werden und neue Schritte können hinzugefügt oder alte gelöscht werden, was besonders hilfreich ist, wenn sich etwas auf den Einstiegsseiten verändert.
Die Herausforderungen
Während des Projekts galt es, neben dem straffen Zeitrahmen von nur 5 Monaten bis zum Go-Live der Plattform, einige weitere Herausforderungen zu bewältigen. Die Migration der Inhalte aus dem alten Jive-System in die neue Microsoft 365-Welt erforderte eine sorgfältige Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gingen. Das Projektteam musste Tausende von Inhalten bewerten, klassifizieren und migrieren. Dabei war es wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und ihr Mitwirken einzufordern, um die Durchführung des Content Audits, im Hinblick auf den Umzug relevanter Inhalte sicherzustellen. Als weiteres Sicherungssystem wurde sich für ein nicht-öffentliches Archiv entschieden, in dem alle Inhalte aus dem Altsystem gesichert wurden, die technisch zugänglich waren. Durch ein Ticket öffnet der Nutzer eine Anfrage, woraufhin ein ausgewählter Personenkreis das Archiv durchsucht, um die angefragten Inhalte zu finden. Damit wurde sich für ein „Worst-Case“ Szenario abgesichert, um im Fall der Fälle auch noch nach der Plattformabschaltung auf
Inhalte zurückgreifen zu können.
Die Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden war ebenfalls eine Herausforderung. Viele Mitarbeitende waren mit den neuen Tools wie Teams, OneDrive und SharePoint noch nicht ausreichend vertraut. Um den Übergang zu erleichtern, wurden regelmäßig Schulungen und Q&A-Sessions durchgeführt. Besonders wichtig war dabei die Enduser Kommunikation und Information im Rahmen von Change und Adoption. E-Mail-Kommunikation, Consulting Hours, Daily-Inbox und ein Projektblog spielten eine zentrale Rolle, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden gut vorbereitet und informiert waren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Kommunikation und das Change-Management. Es war entscheidend, die Mitarbeitenden auf die Reise mitzunehmen und ihnen die Vorteile der neuen Plattform zu vermitteln. Das Projektteam setzte verschiedene Kommunikationsmaßnahmen ein, um die Mitarbeitenden zu informieren und zu motivieren. Dazu gehörten E-Mail-Banner, Logos und ein Projektblog, der die Reise zum modernen neuen digitalen Arbeitsplatz begleitete.
Trotz dieser Herausforderungen gelang es dem Projektteam, die neue Plattform fristgerecht erfolgreich einzuführen.
Ausblick & Nutzen
Der erfolgreiche Wechsel von Jive zu Microsoft 365 markiert einen bedeutenden Schritt in der digitalen Transformation von REHAU. Die neue Plattform bietet nicht nur eine verbesserte Benutzererfahrung und effizientere Kommunikationswege, sondern legt auch den Grundstein für zukünftige Entwicklungen und Innovationen.
Mit der Einführung von Microsoft 365 hat REHAU eine flexible und skalierbare Lösung geschaffen, die den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Die Plattform ermöglicht es den Mitarbeitenden, nahtlos zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, unabhängig von ihrem Standort. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens.
Ein weiterer wichtiger Nutzen ist die Kosteneffizienz. Durch die Nutzung bereits vorhandener Microsoft 365 Lizenzen konnten Lizenzkosten eingespart und redundante Systeme abgeschafft werden. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung der IT-Kosten und einer besseren Ressourcennutzung.
Zukünftig ist geplant, die Plattform weiter auszubauen und zusätzliche Funktionen und Tools zu integrieren, um den sich ändernden Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Vor allem auf die Verbesserung der Werkskommunikation wird ein besonderes Augenmerk gelegt. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform wird sicherstellen, dass das Unternehmen REHAU stets auf dem neuesten Stand der Technik bleibt und die bestmöglichen Lösungen für seine Mitarbeitenden und den digitalen Arbeitsplatz bietet.
Stand: Februar 2025
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
Digital Workplace Experts.
Bahnhofsplatz 8
91522 Ansbach
