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Autofill Columns (dt. Auto-Ausfüll-Spalten) sind eine neue Funktion in SharePoint Premium (Syntex), die es ermöglicht, mithilfe von KI, spezifische Informationen aus Dateien in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek zu extrahieren oder zu generieren – und das mit einem einfachen Prompt, der auf jedes neue Dokument angewendet wird. Diese Informationen werden dann in den Spalten der Bibliothek angezeigt, was die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Daten vereinfacht.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Autofill Columns mithilfe von KI die Art und Weise verändert, wie Informationen in SharePoint-Listen und -Bibliotheken erfasst und bearbeitet werden.
Die Autofill-Funktion nutzt LLM (Large Language Models) und ist in der Lage, Sachverhalte zu erkennen, Zusammenfassungen zu erstellen und kann daraus Ableitungen treffen, um die Felder automatisch auszufüllen. Dies geschieht, ohne vorher Regeln oder Modelle anzulegen.
Autofill Columns sind Teil von SharePoint Premium, das eine ganze Reihe von KI- basierten Funktionen für ein Dokumentenmanagement mitbringt – unter anderem Autotagging, OCR, Übersetzungen von ganzen Dokumenten usw. Für die Nutzung der Funktion braucht es keine Copilot-Lizenz. Wie bei SharePoint Premium üblich, erfolgt die Abrechnung nach der Nutzung. Das bedeutet, dass jede Seite, die für Autofill Columns ausgewertet wird, einige Cent kostet.
Principal Consultant Dr. Julian Bahrs zeigt in einer Video-Demonstration, wie Auto-Ausfüll-Spalten funktionieren. Anhand eines praxisnahen Beispiels macht er anschaulich, wie Sie mithilfe von KI vordefinierte Eingabeaufforderungen (Prompts) nutzen können, um spezifische Informationen aus Dateien in Ihrer SharePoint-Bibliothek zu extrahieren oder zu generieren.
AI Readiness Check-Up
Sie nutzen Microsoft 365 und möchten das größte Potenzial aus der Nutzung von KI für Ihre tägliche Arbeit herausholen? In unserem AI Readiness Check-Up ermitteln wir in drei Schritten, wie künstliche Intelligenz Ihr Unternehmen, Ihre Arbeitsweisen und Ihren Digital Workplace voranbringen kann.
Um das Beste aus Auto-Ausfüll-Spalten herauszuholen, empfehlen wir folgende Best Practices:
Gutes Prompt Engineering und Tests sowie präzise Angaben sichern die Konsistenz der Ergebnisse. Sind die Dateien besonders kritisch, empfehlen wir eine automatische Verschlagwortung und eine Überprüfung durch Redakteure – das spart gegenüber einer manuellen Verschlagwortung immer noch reichlich Zeit.
Die KI-Modelle sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechen und sich an neue Datenmuster anpassen.
Mitarbeitende sollten im Umgang mit der neuen Funktion geschult werden. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und Funktionsweise der KI-gestützten Automatisierung trägt dazu bei, die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen.
Die Einführung von Autofill Columns in SharePoint Premium ist ein bedeutender Schritt in Richtung eines effizienteren und produktiveren digitalen Arbeitsplatzes. Für Unternehmen, die auf der Suche nach innovativen Lösungen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse sind, bietet diese Technologie eine hervorragende Möglichkeit, die Verwaltung von Informationen zu revolutionieren und die Effizienz zu steigern.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihres Dateienmanagements. Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam die Lösung finden!
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