Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
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Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
In unserem hektischen Arbeitsalltag stehen wir täglich vor einer Fülle von Aufgaben aus Projekten, Initiativen und Routinearbeiten. Zeitmanagement wird oft zur Herausforderung, da Transparenz über den Status und die Deadlines fehlt, und die Prioritäten unklar bleiben. Zudem erschwert die langwierige und intransparente Kommunikation über Aufgaben das effektive Aufgaben-Tracking und -Controlling. Wir zeigen Ihnen, warum Microsoft 365 die richtige Wahl ist, und werfen einen Blick auf die Fähigkeiten des neuen Planner.
Bisher wurden persönliche Aufgaben mit «Outlook» und «To Do» verwaltet. Der «Planner» erwies sich als besonders effektiv für kleinere Teams und weniger komplexe Projekte wie z.B. die Organisation von Sommerfesten, wo Aufgaben erstellt, zugewiesen und der Fortschritt verfolgt werden konnte.
Für größere Projekte und umfassendes Ressourcenmanagement war «Microsoft Project» die bevorzugte Wahl. «Project im Web» bot eine weniger komplexe Alternative, die die Erstellung von Gantt-Diagrammen, die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Überwachung des Projektfortschritts ermöglichte. Für detaillierte Planung und Feinabstimmung bot «Project Online» noch umfangreichere Funktionen, einschließlich unternehmensweiter und projektübergreifender Sicht auf das Projektportfoliomanagement. Beide Tools erforderten bisher zusätzliche Lizenzen, wobei Project im Web als kostengünstigere Option galt.
Mit dem neuen Planner, der sich seit Frühjahr 2024 im Roll-out befindet verschmelzen die verschiedenen Apps «Planner», «To Do» und «Project im Web» nun zusammen in einer App dem «New Planner».
Der New Planner präsentiert sich mit einem frischen, überarbeiteten Logo und erinnert zunächst an die To Do-App. Es stehen grundsätzlich die drei Kategorien, «Mein Tag» für aktuelle Aufgaben, «Meine Aufgaben» für alle Aufgaben unabhängig vom Fälligkeitstag und «Meine Pläne» für einen Überblick über alle verfügbaren Pläne zur Verfügung. Die Übersichtlichkeit wurde deutlich verbessert, wodurch Nutzer schnell sehen können, wo sich welche Aufgaben befinden, ihre Fälligkeitsdaten, Prioritäten sowie Kommentare und Checklisten.
Ein paar neue Funktionen wurden in der Standard-Version integriert. Beispielsweise können neue Pläne ohne spezifische Zuordnung erstellt werden, die später jederzeit für eine bestehende M365-Gruppe freigegeben oder eine neue Gruppe dazu erstellt werden können. Gewählte Pläne lassen sich für einen schnelleren Zugriff direkt in der Seitenleiste anheften. Zusätzlich bietet der neue Planner eine Auswahl an Vorlagen für verschiedene Projekte wie Projektmanagement oder Software-Entwicklung (einige Vorlagen erfordern allerdings eine Premium Lizenz).
Eine weitere nützliche Funktion ist die automatische Erstellung von Aufgaben im Planner aus markierten E-Mails in Outlook, inklusive der E-Mail als Anlage. Hier können Nutzer Deadlines, Status, Prioritäten, Notizen und Checklisten hinzufügen.
Zusätzlich ermöglicht der Planner die Bearbeitung gemeinsamer Projekte aus Project im Web für Nutzer mit einer Microsoft 365 Lizenz direkt in der Planner-App. Die gleichen Felder wie in Project können aktualisiert werden, darunter Aufgabenname, Start- und Fälligkeitsdatum, Priorität, Labels, Checklisten, Notizen und Anhänge.
Die wirklich coolen neuen Funktionen sind jedoch exklusiv in der Premium Version des neuen Planner verfügbar.
Mit der Premium-Version des neuen Microsoft Planner erhalten Sie eine Vielzahl erweiterter Funktionen, die das Aufgaben- und Projektmanagement noch effizienter machen:
Mit der richtigen Lizenz – nämlich Project Plan 3 oder höher – kann der neue Planner sogar Künstliche Intelligenz nutzen. Microsoft Copilot unterstützt dabei grundlegende Aufgaben wie das Erstellen neuer Pläne, Buckets, Aufgaben oder Ziele. Allerdings sind die Möglichkeiten der KI derzeit noch begrenzt. Konkrete Fragen zu den Inhalten eines Plans, wie etwa die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen, kann Copilot aktuell nicht beantworten.
Es bleibt zu hoffen, dass zukünftige Entwicklungen der Künstlichen Intelligenz im Planner bedeutende Fortschritte bringen und die Funktionalität weiter ausbauen werden.
Um den vollen Umfang des neuen Microsoft Planner nutzen zu können, ist es wichtig, die richtige Lizenz zu haben. Der Planner ist bereits in Microsoft Teams integriert und wird später als eigenständige Web-App verfügbar sein. Die Standardfunktionen des Planners stehen allen Microsoft 365-Nutzern zur Verfügung, aber für die Nutzung der Premium-Funktionen benötigen Sie eine Project Plan Lizenz. Um die künstliche Intelligenz zu nutzen, brauchen Sie sogar mindestens eine Project Plan 3-Lizenz und zusätzlich eine Copilot-Lizenz.
Der neue Microsoft Planner, nahtlos in Microsoft Teams integriert, bietet eine Vielzahl von Vorteilen für effizientes Aufgabenmanagement und Projektarbeit:
Der neue Planner beinhaltet alle notwendigen Funktionen, die ein Projektleiter benötigt, um Einzelprojekte zu planen und zu steuern. Wie oben dargestellt gehört dazu z.B. auch die Ressourcenverwaltung für ein Projekt oder die Darstellung komplexer Vorgangsabfolgen.
An die Grenzen stößt der neue Planner, wenn es um die Sicht auf mehrere Projekte geht. Ein Beispiel hierfür ist die projektübergreifende Ressourcenplanung, die es ermöglicht die Verfügbarkeit oder Auslastung von Mitarbeitenden, die in mehreren Projekten eingebunden sind, im Blick zu behalten. Genau hier hat nach wie vor Project Online seine Stärken. Es ermöglich eine unternehmensweite Projekt- und Portfolioplanung. Project Online bietet somit eine Gesamtsicht auf die Projekt- und Ressourcensituation im gesamten Unternehmen.
Der neue Microsoft Planner vereint leistungsstarke Funktionen und die nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung, um das Aufgaben- und Projektmanagement effizienter und flexibler zu gestalten. Mit verbesserten Übersichten, neuen Funktionen in der Standard-Version und erweiterten Premium-Funktionen bietet der Planner eine zentrale Lösung für individuelle Aufgaben, Teamprojekte und umfassende Projektportfoliomanagement-Anforderungen. Besonders fortschrittliche Funktionen wie die KI stehen jedoch nur Nutzern mit entsprechenden Lizenzen zur Verfügung. Der neue Planner ist somit eine wertvolle Ergänzung für jeden, der eine umfassende Lösung für Aufgabenverwaltung und Projektarbeit in der Microsoft 365-Umgebung sucht.
Übrigens können Kund:innen eine 30-tägige Testversion der Premium-Funktionen direkt aus Planner heraus starten, sofern der Administrator ihrer Microsoft 365-Lizenz Testversionen in ihrer Organisation aktiviert hat. Testen Sie doch einfach selbst, wie der neue Planner Ihre Arbeitsabläufe verbessen kann. Bei Fragen oder für weitere Unterstützung stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
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