13. Juni 24

Echtzeit-Collaboration mit Microsoft 365

Magnus Rode

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Dokumente sind für viele Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Sie dienen der Kommunikation, der Dokumentation, der Wissensvermittlung und der Entscheidungsfindung. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente effektiv verwaltet, organisiert und geteilt werden? Wie können Sie die Zusammenarbeit an Dokumenten fördern und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit gewährleisten? Und wie können Sie die Vorteile der Cloud nutzen, um Ihre Dokumentenprozesse zu modernisieren und zu vereinfachen? Wir zeigen, wie Sie mit Microsoft 365 eine leistungsfähige Plattform für das Dokumentenmanagement schaffen können, die Ihnen eine Echtzeit-Collaboration ermöglicht. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Microsoft 365 für das Dokumentenmanagement vor und geben Ihnen einige Tipps und Best Practices, wie Sie diese optimal nutzen können.

Was ist Echtzeit-Collaboration und warum ist sie wichtig?

Echtzeit-Collaboration bedeutet, dass mehrere Personen gleichzeitig oder zeitversetzt an einem Dokument arbeiten können, ohne dass es zu Konflikten, Inkonsistenzen oder Verzögerungen kommt. Alle Beteiligten sind immer auf dem neuesten Stand, können Feedback geben und erhalten, Änderungen nachverfolgen und gemeinsam kreative Lösungen finden. Echtzeit-Collaboration fördert die Produktivität, die Qualität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Kund:innen.

Um Echtzeit-Collaboration zu ermöglichen, benötigen Sie eine Plattform, die Ihnen folgende Funktionen bietet:

Eine zentrale und sichere Speicherung von Dokumenten in der Cloud
Eine flexible Steuerung von Zugriffsrechten und Berechtigungen für Dokumente
Eine automatische Versionierung und Wiederherstellung von Dokumenten
Eine intuitive und integrierte Bearbeitung von Dokumenten mit verschiedenen Office-Anwendungen
Eine transparente und nachvollziehbare Anzeige von Änderungen, Kommentaren und Aktivitäten an Dokumenten
Eine einfache und effektive Suche und Filterung von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien
Eine intelligente und automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung von Dokumenten mit Metadaten
Eine nahtlose und kontextbezogene Kommunikation und das Teilen von Dokumenten mit anderen Personen

Wie bietet Microsoft 365 Echtzeit-Collaboration an?

Microsoft 365 ist eine Cloud-basierte Suite von Anwendungen und Diensten, die Ihnen eine umfassende Plattform für das Dokumentenmanagement bietet. Mit Microsoft 365 können Sie alle oben genannten Funktionen für die Echtzeit-Collaboration nutzen und von den folgenden Vorteilen profitieren:

Sie können Ihre Dokumente in SharePoint Online speichern, einem leistungsfähigen Dienst für die Dokumentenverwaltung, der Ihnen eine hohe Skalierbarkeit, Sicherheit und Compliance bietet.
Sie können Ihre Dokumente in Teams integrieren, einer chat-basierten Arbeitsumgebung, die Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für die Zusammenarbeit an Dokumenten bietet. Sie können Dokumente direkt in Unterhaltungen teilen, bearbeiten und kommentieren, ohne die Anwendung zu wechseln.
Sie können Ihre Dokumente mit den Office-Anwendungen bearbeiten, die Ihnen eine vertraute und intuitive Benutzeroberfläche bieten. Sie können Dokumente online oder offline bearbeiten, mit verschiedenen Formaten und Funktionen arbeiten und die KI-Unterstützung (Copilot) von Microsoft nutzen, um Ihre Dokumente zu verbessern.
Sie können Ihre Dokumente mit OneDrive synchronisieren, einem persönlichen Speicherdienst, der Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente offline zu bearbeiten und mit anderen zu teilen. Sie können auch auf Ihre Dokumente von verschiedenen Geräten aus zugreifen, wie z.B. Smartphones oder Tablets.
Sie können Ihre Dokumente mit SharePoint Premium (bisher Syntex) verschlagworten, einem KI-basierten Dienst, der Ihnen hilft, Ihre Dokumente automatisch mit Metadaten zu versehen und zu klassifizieren. Sie können auch eigene Modelle erstellen, um Ihre Dokumente nach Ihren spezifischen Anforderungen zu analysieren.
Sie können Ihre Dokumente mit Power Automate automatisieren, einem Toolkit, das Ihnen ermöglicht, individuelle Workflows für Ihre Dokumentenprozesse zu erstellen. Sie können auch verschiedene Trigger, Bedingungen und Aktionen definieren, um Ihre Dokumente effizient zu verwalten.
Sie können Ihre Dokumentenprozesse mit Power Apps anpassen, einer Anwendung, die Ihnen ermöglicht, individuelle Anwendungen zu erstellen. Sie können auch verschiedene Datenquellen, Formulare und Logiken verwenden, um Ihre Dokumente nach Ihren spezifischen Bedürfnissen zu gestalten.

Eine Übersicht über die Microsoft-365-Welt finden Sie hier: jumpto365

Wie können Sie Microsoft 365 optimal dafür nutzen?

Um Microsoft 365 für Echtzeit-Collaboration optimal zu nutzen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Tipps und Best Practices zu befolgen:

Planen Sie Ihre Dokumentenarchitektur sorgfältig

So können Sie eine klare und konsistente Struktur für Ihre Dokumente schaffen. Definieren Sie Ihre Ziele, Anforderungen und Prozesse für das Dokumentenmanagement und legen Sie fest, wie Sie Ihre Dokumente organisieren, kategorisieren und berechtigen wollen.

Nutzen Sie Teams-Templates

Damit schaffen Sie eine einheitliche und standardisierte Umgebung für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Teams, Kanäle, Tabs und Dokumentenbibliotheken, die Ihre Governance, Lebenszyklus, Namenkonventionen, Berechtigungen und Metadaten- bzw. Ordnerstrukturen vorgeben.

Nutzen Sie Navigator 365

So entsteht eine leistungsfähige und benutzerfreundliche Oberfläche für das Auffinden und Gruppieren von Dokumenten aus verschiedenen Teams und SharePoint Sites. Konfigurieren Sie den Navigator 365, um die Dokumente nach Ihren verwalteten Metadaten zu gruppieren und zu filtern.

Mit Power Automate vereinfachen und automatisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse

Erstellen Sie Flows, die eine einfache Übertragung von Dokumenten zwischen verschiedenen Teams, SharePoint Sites oder anderen Datenquellen ermöglichen.

Power Apps für die Individualisierung und Verbesserung Ihre Dokumentenprozesse

Erstellen Sie Apps, die eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung bieten. Nutzen Sie auch die verschiedenen Visualisierungen, Formulare und Logiken, um Ihre Dokumente nach Ihren spezifischen Bedürfnissen zu gestalten.

Nutzen Sie SharePoint Premium (bisher Syntex)

Damit versehen Sie Ihre Dokumente mit KI und können sie analysieren. Erstellen Sie Modelle, die Ihre Dokumente nach Ihren spezifischen Anforderungen erkennen, extrahieren und klassifizieren. Nutzen Sie auch die KI-gestützte Suche, um Ihre Dokumente schnell und effektiv zu finden.

Wie können Sie Microsoft 365 für Echtzeit-Collaboration erweitern?

Microsoft 365 bietet Ihnen eine umfassende Plattform für Echtzeit-Collaboration, stößt jedoch bei spezifischen Anforderungen oder komplexen Workflow-Integrationen an seine Grenzen. Zum Beispiel können die Skalierbarkeit bei sehr großen Datenmengen oder die tiefgehende Anpassung von Prozessen Herausforderungen darstellen. Um diese Grenzen zu überwinden, können Sie Microsoft 365 mit verschiedenen Erweiterungen und Lösungen ergänzen, die Ihnen folgende Möglichkeiten bieten:

Sie können Microsoft 365 mit Drittanbieter-Tools wie Colligo Email Manager integrieren, um Ihre E-Mail-Kommunikation mit Ihren Dokumenten zu verbinden. Sie können E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook in SharePoint oder Teams speichern, mit Metadaten versehen und teilen.
Sie können Microsoft 365 mit individuellen Lösungen wie unserem KI-Chatbot für das Intranet erweitern, um Ihre Dokumente mit KI zu durchsuchen und zu beantworten. Sie können natürlichsprachliche Fragen an den Chatbot stellen, der Ihnen relevante Informationen und Antworten aus Ihren Dokumenten liefert.
Sie können Microsoft 365 mit mobilen Lösungen wie Viva Connections und Adaptive Cards optimieren, um Ihren Dokumentenzugriff und Ihre Dokumentenprozesse auf mobilen Geräten zu verbessern. Sie können Ihre Dokumente in einer personalisierten und kontextbezogenen Oberfläche anzeigen, bearbeiten und teilen.

Sie können auch von den Vorteilen der Azure-Plattform profitieren, die Ihnen eine hohe Sicherheit, Skalierbarkeit und Flexibilität bietet. Mit verschiedenen Connectoren können Sie Ihre bestehenden Systeme im Unternehmen, wie z.B. ERP, File-Server oder andere ECM-Systeme, anbinden und einen Zugriff auf alle Dokumente in einem 360° Dokumenten-Portal zu ermöglichen.

Fazit

Echtzeit-Collaboration ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten und vernetzten Geschäftswelt. Mit Microsoft 365 können Sie eine leistungsfähige Plattform für Echtzeit-Collaboration schaffen, die Ihnen eine effektive und smarte Dokumentenverwaltung ermöglicht. Sie können Ihre Dokumente zentral und sicher in der Cloud speichern, flexibel berechtigen, intuitiv und integriert bearbeiten, transparent und nachvollziehbar verfolgen, effektiv suchen und filtern, intelligent und automatisiert verschlagworten und klassifizieren, nahtlos und kontextbezogen kommunizieren und teilen. Mit verschiedenen Erweiterungen und Lösungen können Sie Microsoft 365 für Echtzeit-Collaboration noch weiter optimieren und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

Wir von IPI GmbH unterstützen Sie gerne dabei, die optimale Lösung für Ihr Dokumentenmanagement zu finden und zu implementieren. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung und Evaluation.

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