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Bei wichtigen und dringenden Informationen ist eine schnelle Kommunikation an die Mitarbeitenden das A und O. Microsoft 365 bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für die interne Krisenkommunikation. Nachdem wir Ihnen bereits im letzten Beitrag zwei Szenarien vorgestellt haben, folgen heute zwei weitere Lösungswege.
Die Grundlage für diese Szenarien haben wir Ihnen im zweiten Teil unserer Beitragsserie erläutert. Mitarbeitende bewegen sich heute überwiegend in Microsoft Teams. Viva Connections macht dies zur zentralen Plattform, in der andere Kommunikationswerkzeuge wie Share Point oder Yammer / Viva Engage wie eine App in die Hauptnavigation eingebunden sind. Anwender:innen können somit von Teams direkt in den Kommunikations- und Contentbereich wechseln. Auf dieser Ausgangslage basieren die folgenden Szenarien.
Dieses Szenario vereinigt die Vorteile von Szenario 2 (Viva Engage als Newsplattform), das wir in unserem letzten Beitrag erläutert haben, mit den Vorteilen einer SharePoint Online basierten Option mit entsprechenden Gestaltungs- und Layoutmöglichkeiten.
Der Ersteller einer SharePoint News kann per Knopfdruck (über den Menüpunkt „Höherstufen“) diese in einer Viva Engage Community veröffentlichen. Dies erzeugt einen Community-Post, der die News anteasert, eine Vorschau generiert und auf die SharePoint News verweist. Damit kann ich News bereitstellen, die sich einerseits sehr anspruchsvoll gestalten und funktionell ausstatten lassen und trotzdem die gesamte Bandbreite der Social Networking-Funktionalität nutzt. Es gibt zwar auch in einem reinen SharePoint Szenario Kommentare für eine Newspage. Im Vergleich zu Viva Engage sind die Möglichkeiten allerdings deutlich eingeschränkt.
SharePoint Artikel in Viva Engage-Community
Über den Umweg der Viva Engage Veröffentlichung bekommt der / die Redakteur:in die Möglichkeit, dies als Announcement zu kennzeichnen, was wiederum die bereits in Szenario 2 dargestellte Signal- und Sichtbarkeits-Funktion in Microsoft Teams auslöst. Durch den „Umweg“ der SharePoint-Veröffentlichung lässt sich somit eine SharePoint basierte News in den Teams Activity Feed der Mitarbeitenden einbinden und dadurch mehr Aufmerksamkeit erreichen. Auf diesem Weg lässt sich auch das Krisenkommunikations-Szenario mit SharePoint News bedienen.
Im vorhergehenden Szenario wurde gezeigt, wie man über den Umweg Viva Engage eine Sichtbarkeit in Microsoft Teams erreicht. Wenn ich diesen Umweg nicht gehen möchte oder kann (z. B. weil Viva Engage nicht genutzt werden soll oder noch nicht eingeführt ist), gibt es die Alternative „Company Communicator“.
Beim Company Communicator handelt es sich um eine benutzerdefinierte Teams-App, mit der ein / eine News-Redakteur:in Nachrichten, die in SharePoint Online erstellt wurden, für mehrere Teams (innerhalb von Microsoft Teams) oder über den Teams-Chat sichtbar machen kann. Folglich wird für Mitarbeitende eine Push-Benachrichtigung ausgelöst. Dadurch kann das Unternehmen Mitarbeitende direkt und ohne Umwege dort erreichen, wo sie zusammenarbeiten.
Quelle: GitHub / SharePoint News mit dem Company Communicator in Teams veröffentlichen
Der Company Communicator ist allerdings kein fertiges Tool. Es handelt sich vielmehr um einen vorbereiteten Programm-Code, der sich als Vorlage wiederverwenden lässt. Zu finden ist dieser frei verfügbar auf GitHub.
Er lässt sich für unterschiedliche Anforderungen anpassen. Somit gibt es die Möglichkeit eine SharePoint basierte Nachricht in die Kanalunterhaltung ausgewählter Teams einzubinden oder in den Chat eines oder mehrerer Mitarbeitender. In letzterem Fall präsentiert sich der Company Communicator als Chatbot gegenüber den Mitarbeitenden. Durch die Anpassbarkeit des Programmcodes bis hin zu kompletten Eigenentwicklungen lassen sich weitere, sehr individuell abgestimmte Szenarien abdecken (siehe unser Lösungsbeispiel „Push Nachrichten und dialogorientierte Kommunikation via Bot“).
Zusammenfassend kann man sagen: Der Company Communicator hat den großen Vorteil, dass er sich sehr flexibel auf die Unternehmensbedürfnisse anpassen lässt. Allerdings ist hierfür ein gewisser Programmieraufwand und Developer-Know-how unerlässlich.
Wie in den vorherigen Beiträgen schon mehrmals betont, gibt es viele unterschiedliche Szenarien für die interne Krisenkommunikation mit Microsoft 365. Der ideale Kommunikationsweg muss also auf die individuelle Situation abgestimmt werden. Im letzten Teil unserer Beitragsserie geben wir Ihnen einige Überlegungen an die Hand, damit Sie die verschiedenen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bewerten können.
Hier finden Sie alle bereits veröffentlichten Beiträge dieser Serie:
Bei Fragen rund um die interne Krisenkommunikation, Microsoft 365 oder andere Themen des Digital Workplace, kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu.
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