Metadaten in SharePoint verwalten

Was genau hat es mit Metadaten auf sich? Warum dienen diese als Hilfsmittel, welche Vorteile ergeben sich daraus und welche Funktionen erleichtern den Umgang mit Metadaten? Erfahren Sie es heute in unserem Beitrag!

Verbessertes Suchen und Finden mit Metadaten

Einfach ausgedrückt sind Metadaten Informationen über Informationen. Nehmen wir das Beispiel eines Buches. Die Metadaten darüber wären z.B. der Autorenname, Erscheinungsdatum und Titel.

Metadaten in SharePoint sind derweile Informationen wie Datum, Speicherort, Dateiname, Zugriffsrechte oder Dateigröße.

Unternehmen heutzutage hantieren mit einer Unmenge an Daten. Um den Überblick sowie erfolgreiches Suchen und Finden innerhalb der Datenmenge zu gewährleisten, reichen sinnvolle Dateinamen nicht aus. Hier kommen Metadaten ins Spiel. Die Verwaltung und Pflege dieser Daten stellt sicher, dass Dateien besser gesucht und gefunden werden. Bei SharePoint lassen sich die Metadaten zentral verwalten.

Metadatenelemente

In Dokumentenbibliotheken in SharePoint werden den Dateien standardmäßig einige Metadaten-Elemente wie Dateiname, Änderungsdatum oder Größer zugeordnet. Dort können Sie zwar auch zusätzliche Metadatenfelder einfach per + hinzufügen, aber dadurch erhalten Sie keine konsistente Felder, die Sie auch in anderen Listen, Bibliotheken oder Solutions verwenden können, sondern nur dort auf diesem Inhaltsobjekt.

Es empfiehlt sich daher, neue Metadaten-Felder auf einer höheren Ebene zu definieren, um sie generell im gesamten Unternehmen über alle Webseiten und Bibliotheken verfügbar zu machen, um sie so besser auf die Unternehmens-Aktivitäten und Dokumente im gesamten abzustimmen.

Dies ist zwar mit einem größeren Aufwand verbunden – dem sogenannten Contenttype-Hub CTH (Inhaltstypverteiler/Inhaltstypkatalog). Der CTH ist eine zentrale Site bzw. Feature, wo man unternehmensweite Felder definiert, in Inhaltstypen bündelt und über den gesamten Tenant veröffentlicht.

Dort können Sie dann bei Bedarf an die gewünschten Listen und Bibliotheken angedockt werden. Die Felder in diesen Inhaltstypen sind also unternehmensweit wiederverwendbar und konsistent.

Vorteile von verwalteten Metadaten

Verwaltete Metadaten in SharePoint ergeben einige Vorteile.

Konsistente Metadaten

Sie können beispielsweise festlegen, welche Elemente Benutzer:innen zu Inhalten hinzufügen können und wer befugt ist, neue Metadaten festzulegen.

Durch konsistente Metadaten ist es einfacher, stabile Prozesse oder Lösungen, die auf Metadaten basieren, zu entwickeln.

Inhalte lassen sich besser auffinden:

Konsistente Metadaten von Websiten-Inhalten vereinfachen die Suche nach Informationen und Daten. Suchergebnisse lassen sich dadurch gefiltert nach Metadaten-Werte einschränken und anzeigen.

Metadaten-Navigation für Websites

Website Admins können durch Metadaten-Navigation neue Navigationselemente basierend auf Metadatenbegriffen erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Metadatennavigation für Listen und Bibliotheken

User haben mit der Metadatennavigation die Möglichkeit, auf Grundlage von bestimmten Metadatenfeldern, Ansichten von Informationen dynamisch zu erstellen. Dadurch lassen sich Bibliotheken mithilfe von Ordnern oder Metadaten-Pivots suchen und die Ergebnisse mit zusätzlichen Schlüsselfiltern verfeinern. Wie Sie dies einrichten können, erfahren Sie unter Einrichten der Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek und Verwenden der Gruppierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht.

Funktionen, die den Umgang mit Inhalten und Metadaten vereinfachen

Location based Metadata / Standard-Spalteneinstellungen

In Dokumentenbibliotheken und Seitenbibliotheken (nicht in Listen) lassen sich pro Ordner (Folder) die Default-Metadaten für die gängigsten SharePoint-Spaltentypen definieren. D.h. wenn ein Dokument in diesen Ordner aufgenommen wird, dann erbt es die Metadaten des Ordners.

Gruppierte SharePoint-Ansichten / Group by views

Wenn man in einer SharePoint-Ansicht per Drag&Drop Dokumente in eine Gruppierung fallen lässt, dann erben diese Dokumente die Metadaten dieser gruppierten Ansicht (max. ist eine zweifache Gruppierung möglich).

Haben Sie weitere Fragen zu Metadaten oder anderen Themen rund um den digitalen Arbeitsplatz? Kontaktieren Sie uns jederzeit – wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!