DWPG – People, Places and Processes, Teil 1

Am 10. November trafen sich Fachgrößen, Teilnehmende und Digital-Workplace-Enthusiast:innen auf unserer DWPG, um sich unter dem Motto „People, Places & Processes – der Digital Workplace im Zentrum der Arbeit“ auszutauschen, zu diskutieren und fachlichen Input zu erhalten. Heute verraten wir Ihnen unsere Erkenntnisse und Eindrücke aus der Veranstaltung.

Herzlich Willkommen zur Digital Workplace Practice Group!

Die DWPG startete mit einer kurzen Begrüßung. Bevor es in kleine Vorstellungsrunden in Breakout Rooms ging, überraschten wir unsere Teilnehmenden mit Avataren, die wir auf Basis von Internetrecherche für alle Anmeldungen erstellten. Der ein oder die andere Teilnehmer:in erkannte sich wahrscheinlich wieder.

Unser Managing Director, Dr. Julian Bahrs, konnte leider seine Keynote nicht halten, da er krankheitsbedingt ausfiel. Doch Senior Consultant Felix Gronau kam zur Rettung und vertrat ihn erfolgreich.

Die Keynote startete mit einer pinken Unterhose … bitte was? Sie haben vielleicht schon von der „Homeoffice-Hose“ gehört. Oben mit Hemd unten mit Jogging- oder gar Unterhose: ein Bild, was eventuell dem oder anderem bekannt ist.

Dann waren unsere Teilnehmer:innen an der Reihe: in interaktiven Umfragen wurden sie zum Thema Homeoffice abgefragt. So kam heraus, dass ca. 41 % der Teilnehmenden mehr als 75 % der Arbeitszeit nicht im Büro arbeiten. Fast die Hälfte, 48 %, gaben an, dass ihnen Homeoffice sehr gefällt. Wie erwartet, wird vor allem die Flexibilität als Mehrwert angesehen.

Felix stellte daraufhin ein paar interessante Studien zum Thema vor. Eine Umfrage ergab, dass die Beziehungen zum Team in Homeoffice-Zeiten recht gut sind, doch die „Weak Ties“, z. B. die Beziehung zu den Kolleg:innen aus anderen Abteilungen, leiden. Eine weitere Studie verdeutlichte das sogenannte „Hybrid Paradox“: 73 % wollen, dass die flexibleren Remote Optionen bleiben, doch gleichzeitig wünschen sich 67 % der Befragten mehr persönliches Arbeiten oder Zusammenarbeit für die Zeit nach der Pandemie.

Das Zwischenfazit: Der Arbeitsplatz muss fit für Hybrid Work gemacht werden, sodass Arbeiten von überall möglich ist.

Die Folgen und Aufgaben für People, Places und Processes:

People:

• Skills und Arbeitsweisen ausbilden.
• Wahlmöglichkeiten anbieten.
• Rechtliche Rahmenbedingungen klären.
• Chancen nutzen, beispielsweise im Recruiting.

Places:

• Weniger Einzelarbeitsplätze – denn die können auch zuhause sein.
• FlexDesk/Arbeitsplatzbuchungen für Mitarbeitende die wechseln anbieten.
• Mehr Meeting- und Teamräume im kleiner werdenden Büro.
• Meeting-Räume müssen als Standard hybridfähig und bedienbar sein.
• Vorteile und Einsparungen wie weniger Büroflächen und Reisekosten sowie ökologische Vorteile gezielt nutzen und Mitarbeiter:innen helfen, auch remote gute Arbeitsbedingungen zu haben.

Wie Hybrid Work mit Microsoft 365 aussehen kann? Lesen Sie es in unserem Beitrag!

Processes:

• Digital First: konsequente Vorbereitung für Remote Work. Dabei geht es nicht nur um Teamarbeit, sondern auch um Führung und interne Dienste/Angebote.
• Mit digitalen Abbildungen arbeiten, wie virtuelle Unterschriften und Boards.
• Chancen nutzen wie globale Teams, schnelleren Austausch und digitale Abläufe.

Wichtig: die remote Nachteile und Defizite auszugleichen. Dabei ist die digitale Ermüdung und Entgrenzung zu bewältigen und Begegnungen, remote oder in Person (wenn erlaubt und coronakonform), zu schaffen z. B. durch Team-Präsenztage, Partys oder Events.

Nach dieser spannenden und informativen Keynote ging es in die jeweiligen Sessions.

Wolke 365 und Mitarbeiterapp

Jörg Grave und Meike Holle aus der AGRAVIS Raiffeisen AG berichteten in ihrer Session über die Einführung von Office 365 in das Unternehmen. Nicht nur die Einführung, vor allem die Adoption war ein wichtiger Fokus, um die Selbstständigkeit und Befähigung der Mitarbeiter zu fördern. Nach und nach wandelte sich das Projekt zum Programm.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die Rolle des Adoption Lead von Beginn an. Diese hatte zahlreiche Aufgaben, beispielsweise:

• Gab sie dem Projekt ein direktes Gesicht.
• Betreute die Community, zum Beispiel mit gemeinsamen Besprechungen
• Wies den Weg durch die Vielzahl der Möglichkeiten, war ansprechbar und verteilte Tipps & Tricks.
• Führte Use Cases durch und machte diese erlebbar.
• War verantwortlich für Projektkommunikation, arbeitete z. B. Artikel für interne News auf.

Sie stellten vor, was für zahlreiche Formate, vor Corona noch vor Ort, wie Learning Lunch oder Governance Workshop, und nach Corona wie Webinare und virtuelle Kaffee-Treffen für den Adoption-Prozess angeboten wurden. Ein wichtiges Learning, das die beiden uns verrieten: der Erfolg hängt weniger von der Technik und viel mehr von den Nutzer:innen ab. Fazit und guter Tipp zugleich am Ende: begeistert bleiben!

Egal ob im Homeoffice, im Büro oder Teil des hybriden Arbeitsmodells: Mitarbeitende verbringen den Großteil ihres Arbeitstages in Microsoft Teams. Als Work-Hub oder Mitarbeiterapp ist und bleibt es immer noch das Standardtool in Unternehmen für Kommunikation, Kollaboration und Digitalisierung. Genau darum ging es in der Session unseres Consultants Stefan Kohl.

Manch einer mag sich vielleicht dazu hinreißen lassen, WhatsApp als Mitarbeiterapp zu nutzen. Auf den ersten Blick scheint es verlockend, da es kostenlos ist und eine hohe Reichweite gewährleistet. Jedoch sprechen die vielen Nachteile, z. B. Unklarheit wem die Daten gehören, schwieriges Management von Daten und das Verbot der gewerblichen Nutzung, dagegen.

Microsoft Teams mit seiner Verbindung zu Kolleg:innen und Informationen bietet sich eher an, vor allem, wenn das Intranet direkt in die Plattform eingebunden wird. Ein Vorteil ist dabei, dass es bereits als App im Store zur Verfügung steht. So besteht kein Aufwand mehr für die Bereitstellung und das Branding der App.

Im zweiten Teil der Session verglich Stefan Viva Connections mit Viva Connections Desktop:

Doch reicht Viva Connections nun als Mitarbeiterapp aus? Bisher nicht. Hier ist eine Custom-Lösung in Microsoft Teams zu empfehlen. Im Beitrag von Dr. Julian Bahrs können Sie im Detail nachlesen, warum Viva Connections als Mitarbeiter-App (noch) nicht ausreicht.

Das war unser erster Schwung des DWPG-Rückblickes – aber wir haben noch mehr. Freuen Sie sich auf eine Fortsetzung des Beitrages. Sollten Sie Fragen zur DWPG oder Microsoft 365 haben, sind wir selbstverständlich gerne für Sie erreichbar.