Aufgabenmanagement mit Microsoft (Teams)

Sich im Arbeitsalltag strukturieren und organisieren – dabei kann ein Digital Workplace helfen.

Wir stellen Ihnen die Angebote für Aufgabenverwaltung von Microsoft vor: Microsoft Planner, Lists, To-Do und Tasks in Teams. Welche Funktionen und Möglichkeiten bieten die Tools? Wann nutzt man welche App?

Das A und O im Arbeitsalltag

Aufgaben strukturieren, Projekte planen, Tagesablauf erstellen: so sieht der Arbeitsalltag von vielen aus.

Wer kennt es nicht: Man verpasst einmal ein Meeting, eine Aufgabe wird vergessen oder man ist sich unsicher, wer bei einem Projekt alles mit dabei ist. Gute Strukturen und Organisation im Berufsalltag sind daher äußerst wichtig.

Schaut man sich um, lassen sich sehr viele Apps und Tools im Digital Workplace finden, die helfen besser zu strukturieren und zu organisieren.

Microsoft mit seiner kompletten Suite für den digitalen Arbeitsplatz bietet hierfür auch verschiedene Tools an. Mit Microsoft To Do, Planner, Lists und Tasks (in Teams) hat man für seine Aufgabenverwaltung und Projektplanung gleich Auswahl zwischen vier Angeboten.

Wir möchten Ihnen jedes Tool kurz vorstellen: was kann es, ist es in Teams integriert? Wofür ist es geeignet? Beachten Sie jedoch: die Beschreibungen sind vereinfacht, da die Use Cases für die Apps sehr komplex sein können.

Microsoft Planner

Ein intuitives visuelles Aufgabenverwaltungs- und teambasiertes Projektmanagementtool: das ist Microsoft Planner. Dabei wird das Kanban Board benutzt, um die Aufgaben zu verfolgen. Für jede Aufgabe können Personen zugeteilt und weitere Informationen, wie Start- und Fälligkeitsdatum, Checklisten und Anlagen, hinterlegt werden.

Planner ist in Microsoft 365 Group integriert. Das ist eine Möglichkeit in MS 365, Gruppen mit Kolleg:innen zu erstellen, mit denen Sie zusammenarbeiten und Ressourcen teilen. Durch die Integration des Tools kann jede Outlook-Gruppe, Teams und Yammer-Community ihre offenen Aufgaben verfolgen, sodass kein formeller Projektmanager erforderlich ist.

Das Tool bietet auch eine persönliche Ansicht an. So kann jede:r Nutzer:in die eigenen Tasks über die Gruppen und Pläne hinweg sehen.

Besonders benutzerfreundlich: die Statusübersicht aller Aufgaben durch Diagramme. Damit hat jedes Teammitglied einen Überblick über Projektfortschritte, verfügbare Zeit- und Personalressourcen.

Wie sieht es mit der Microsoft Teams Integration aus? Sie können in Teams einen Plan erstellen, indem Sie eine Planner-Registerkarte zu einem Teamkanal hinzufügen. Zudem zeigt Tasks Ihre Pläne in dem Workhub.

Geeignet für: kleinere, alltäglichere Projekte mit anderen Mitarbeiter:innen.

Microsoft To Do

Wer mag es nicht, abgeschlossene Aufgaben von einer To-Do-Liste zu streichen? Genau das und noch viel mehr bietet To Do.

Microsoft führte To Do ein, um Wunderlist (eine Drittanbieter-App, welche Microsoft übernommen hat) zu ersetzen. Mehr und mehr etablierte es sich auch als Ersatz von dem beliebten Aufgabenbereich in Outlook.

Das Handling ist dabei sehr einfach: man erstellt Aufgaben als To-do’s. Diese können nach eingestellter Priorität und Fälligkeit angezeigt werden. Nutzer:innen können Dateien mit anhängen und Erinnerungen erstellen. Man hat die Möglichkeit, Aufgaben in einzelnen Schritten zu unterteilen.

Planner-Aufgaben sowie markierte E-Mails von Outlook können angesehen und Aufgaben aus anderen Apps wie OneNote (durch Power Automate Connectors) in To Do hinzugefügt werden. Somit sind Ihre Tätigkeiten über Ihr Microsoft-Konto zentralisiert.

To Do als Tagesplaner nutzen – auch das ist möglich. Dazu die Aufgaben zu „Mein Tag“ hinzufügen. Diese werden dann unter dem gleichnamigen Reiter angezeigt. Möchte man Teamaufgaben erstellen, kann man zusätzlich Gruppen bilden und gemeinsame Listen teilen.

Wie bei Microsoft Planner werden auch die Aufgaben von To Do in der App Tasks in MS Teams gezeigt.

Geeignet für: persönliche Aufgaben und Checklisten erstellen, Tagesablauf planen.

Microsoft Lists

Durch dieses Projekt- und Teamplanungstool lassen sich benutzerdefinierte Tabellen und Listen erstellen. Separat als App angeboten, soll es als Update von den SharePoint-Listen agieren.

Denkt man an Projektplanungen, kommt einem Excel in den Sinn. Die Funktion von Lists, bestehende Excel-Listen zu importieren und danach zu optimieren, ist somit sehr nützlich. Das Erstellen von komplett neuen Tabellen ist ebenfalls einfach, dank zahlreicher Vorlagen.

Microsoft Lists ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf Projekte und dazugehörige Komponenten. Aufgaben können Personen zugewiesen, Start- und Fälligkeitszeit angegeben, Anlagen hinzugefügt und Ansichten angepasst werden.

Listen lassen sich durch Regeln automatisieren: welche Informationen kommen rein oder raus, was benötigt meine Aufmerksamkeit?

Nicht nur Tabellen, auch Präsentationen, Projekte, Veranstaltungen oder Termine lassen sich so verwalten.

Besonders von Vorteil ist, dass man Lists in Teams integrieren kann und Benachrichtigungen aktiviert werden können. So ist eine effiziente Zusammenarbeit gesichert.

Geeignet für: Tabellen und Listen innerhalb Team- und Gruppenaufgaben, z. B. Inventurlisten, Reisepläne, Veranstaltungspläne, usw.

Tasks in Microsoft Teams

Die App in MS Teams bietet an sich keine Funktionen, ist jedoch trotzdem ein wertvolles Tool. Warum? Durch Tasks können die Aufgaben von Microsoft Planner und To Do in Teams zentralisiert dargestellt werden.

Microsoft Teams hat sich für viele als DER Workhub gemausert. Daher ist die Zusammenlegung der Tätigkeiten in Tasks mit seinem einfachen Format ein hilfreicher Begleiter für den digitalen Arbeitsalltag.

Geeignet für: zentraler Überblick der Aufgaben von Planner und To Do.

Übersicht der Tools

Wann welche Apps nutzen? Hier einen (vereinfachter) Überblick über die vier verschiedenen Tools.