Sicher zurück ins Büro – Corona App für Teams hilft

Auch wenn wir meinen, dass zukünftig mehr remote gearbeitet wird und wir natürlich Digitalisierung sowieso befürworten: Auch „echte“ Meetings und Begegnung im Büro wird hoffentlich bald wieder möglich. Einen Beitrag dazu liefert eine App die flexibel im Microsoft Umfeld in SharePoint oder Teams eingesetzt werden kann.

Mit der Covid19 App bestens gewappnet

Einer Ihrer Mitarbeiter ist an Corona erkrankt. Wer muss nun in Quarantäne? Welcher Arbeitnehmer war wann mit wem in Kontakt? Als Arbeitgeber haben Sie nicht nur gegenüber Ihren Beschäftigten eine Fürsorgepflicht, sondern müssen auch dem Gesundheitsamt Antworten auf diese Fragen liefern. Doch das ist gar nicht so einfach. Einige sind inzwischen wieder täglich im Unternehmen, andere nur an bestimmten Tagen, wieder andere sind im Home-Office. Vorsorglich alle Mitarbeiter in Quarantäne schicken, aus wirtschaftlicher Sicht, sicher keine Option. Und nun?

Was her muss, ist ein einfaches Werkzeug für das Tracking der Anwesenheiten. Am besten eine App, direkt in Microsoft Teams, sodass ein Mitarbeiter nicht erst seinen Arbeitsbereich verlassen muss, um die Daten zu pflegen. Einfach klicken. Fertig. Und genau das haben unsere Entwickler umgesetzt.

Wie funktioniert die App?

Dem Mitarbeiter werden die Tage, ab dem Start der App angezeigt, anschließend kann er angeben ob er an dem Tag im Büro war oder nicht. Die Speicherung der Office-Zeiten erfolgt in einer SharePoint-Liste (im Enterprise Kontext braucht man etwas leistungsfähigeres), welche der Personalabteilung die Möglichkeit bietet, genau die Mitarbeiter herauszufiltern, die zur selben Zeit im Gebäude waren. So können wir das Gesundheitsamt schnell informieren und unsere Mitarbeiter testen lassen.

Was war technisch für die Teams-App erforderlich?

Hinter der Teams-App steckt ein Webpart, welcher sowohl im SharePoint-Intranet als auch in Microsoft Teams laufen kann. Um diesen Webpart in Teams zur Verfügung zu stellen muss man zwischen einer Personal-App und einer Tab-App unterscheiden. Während die Personal-App eher persönlich ist, bietet die Tab-App Inhalte für Kanäle und Gruppenchats.

Wenn der Webpart entwickelt ist, kann man diesen seinem App-Catalog hinzufügen und die App mit Microsoft Teams synchronisieren. Diese taucht nun auch in Teams auf und ist bereit dort genutzt zu werden. Natürlich kann man sie aber auch im Intranet verwenden.

Klingt ganz einfach, dennoch gibt es einiges zu beachten:

• Zunächst sollten Sie in Ihrem Office365-Admin Center für Teams das Laden von benutzerdefinierten Apps zulassen, hierbei können Sie entweder alle zulassen oder sich auf einzelne festlegen.
• Der Code muss angepasst werden: Dazu müssen Sie in Ihrem Webpart-Manifest folgende Zeile hinzufügen:“supportedHosts”: [“SharePointWebPart”, “TeamsPersonalApp”, “TeamsTab”],Diese signalisiert, dass es sich bei dem Webpart auch um eine Teams-App handelt.

Wenn Sie nun noch spezielle Inhalte für die Teams-App oder ein anderes Design hinzufügen möchten, können Sie mittels „this.context.sdks.microsoftTeams“ auf den Teams-Kontext zugreifen und diese dort definieren.

• Um der App zu erlauben mit der bestehenden Liste zu interagieren und beispielsweise lesen und schreiben zu ermöglichen, kann die REST API genutzt werden.

• Kann ich nun mit Teams synchronisieren?

Haben Sie die „supportedHosts“ Zeile hinzugefügt, können Sie auch einen Sync to Teams machen, welcher im besten Fall erfolgreich ist.

Anschließend befindet sich die App zum Testen in Ihrem Microsoft Teams.  Achtung: Die Synchronisierung kann leider auch mal ein paar Stunden dauern.

• Wie stelle ich die App nun unternehmensweit zur Verfügung?

Hierfür müssen Sie erneut in Ihr Teams-Admin-Center und die jeweilige App für Ihre Organisation zulassen.

Anschließend sollte die App unternehmensweit zur Verfügung stehen.

Fazit

Die App ist nicht nur responsive, sowohl in Teams als auch in SharePoint und kann somit auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Das tolle ist, sie kann zentral und schnell bereitgestellt werden. Ist der Zugang zum Digital Workplace ohnehin in SharePoint oder Teams ist die Sichtbarkeit der App sehr hoch – genau das Richtige, um in solchen Krisenzeiten schnell zu reagieren.

Unsere App ist im Rahmen der internen Weiterbildung entstanden. Sie zeigt, dass in kürzester Zeit digitale Lösungen geschaffen werden können.

Haben Sie Fragen zur App oder sind Sie auf der Suche nach einer digitalen Lösung für einen anderen Anwendungsfall? Kommen Sie auf uns zu, unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.