Modern Intranet mit SharePoint

Ein Intranet im Unternehmen soll in erster Linie den Anwendern helfen. Aber was genau macht einen digitalen Arbeitsplatz denn eigentlich erfolgreich? Hierbei gibt es diverse Aspekte, die natürlich von Firma zu Firma unterschiedlich sind. Jedoch gibt es einige Punkte, die grundsätzlich für so gut wie alle Intranets eine zentrale Rolle spielen. Unserer Meinung nach ist ein Digital Workplace erfolgreich, wenn folgende Punkte für den User gewährleistet sind:

• Er bietet mir hilfreiche Inhalte
• Praktische Funktionen damit Nutzer schneller mehr erledigen können
• Man findet schnell passende Inhalte dank einer guten Struktur und Navigation
• Er dient als „digitale Heimat“ und zentraler Einstiegspunkt in unterschiedliche Anwendungen
• Für Redakteure ist er einfach zu bedienen
• Man kann ihn ortsunabhängig nutzen
• Er ist interaktiv und vernetzt mich mit Kollegen
• Er leistet einen positiven Beitrag zur Employee Experience

Um all dies gewährleisten zu können, benötigt ein Digital Workplace verschiedene Bereiche, die integriert sein sollten:

Muss es dazu der Modern SharePoint sein?

Wer heute ein Intranet auf Basis von SharePoint Online erstellt wird sich über die Funktionen und das Design freuen. Es gibt zwar keine eins zu eins Ablösung aller Funktionen der alten SharePoint-Welt aber Dinge wie Responsive Webdesign für mobile Webseiten, die verbesserte Usability und zukünftige Entwicklung sind starke Argumente für Modern.

Beispiele der Möglichkeiten zeigt unter anderem das neue SharePoint Lookbook. Dadurch gibt es viele Möglichkeiten, das Look & Feel des Intranets an Ihre Bedürfnisse und die Corporate Identity anzupassen.

Bisher dienen die Hub Sites Ihrem Intranet als Startseite. Des Weiteren gibt es die Team und Communication Sites, die von der Hub Site aus erreichbar sind. Vorteile sind eine gemeinsame und druchgehene Navigation sowie das Branding, News-Aggregation sowie Search Scope. Wie bei der Microsoft Ignite bekannt wurde, werden nun auch die HomeSites ausgerollt. In einem früheren Beitrag hat sich Dr. Julian Bahrs mit dem Thema ausführlich beschäftigt.

Nicht gemeinsam haben die unterschiedlichen Sites allerdings die Berechtigungen – diese können individuell vergeben werden. Die Sites dienen als Redaktionsbereiche mit den dazugehörigen Redakteursrollen. Für die Designs gibt es fertige Templates. Der Hub Site Owner übernimmt in der Regel die Navigationsverantwortung.

Auch das Thema Mobilität kann dank des Modern SharePoint einfach umgesetzt werden. Ein Megamenü dient der Navigation, es werden kuratierte News auf der Landing Page angezeigt. Zudem ist die Möglichkeit für social Feedback gegeben. Auch das Design ist modern und mobil responsive.

Was ist standardmäßig mit den Modern Sites möglich?

Einstieg in das Intranet ist die Landing Page, also die Startseite. Ganz oben ist der Top Content angesiedelt. Inhalte, die von hoher Wichtigkeit und für alle Mitarbeiter interessant sind, können hier angeteasert werden.

Darunter befindet sich klassischerweise ein Block mit den Corporate News. Dieser News-WebPart versorgt Ihre Mitarbeiter mit Neuigkeiten rund um Ihre Firma.

Auch ein anderes Feature ist sehr nützlich. Denn in großen Unternehmen kennt man nicht automatisch jeden Mitarbeiter. Ist man auf der Suche nach einer bestimmten Person oder möchte neue Kollegen kennenlernen, ist das WebPart der integrierten Personen genau richtig.

Darüber hinaus gibt es einen WebPart für Events. Hier können Mitarbeiter über anstehende Veranstaltungen und Weiterbildungen informiert werden.

Weitere Möglichkeiten der Integration bietet eine Verknüpfung mit Yammer, Twitter oder eine Einbindung des Video-WebParts.

All diese Beispiele werden ohne Mehraufwand durch Nutzung der SharePoint App ebenfalls responsive in der mobilen Version angezeigt.

Modern SharePoint bietet mehr Möglichkeiten Mitarbeiter zu erreichen

Durch die Nutzung von Office 365-Diensten können vielfältige Möglichkeiten genutzt werden, um Ihre Mitarbeiter auf die unterschiedlichsten Arten anzusprechen. Hier sind einige Beispiele:

• Umfragen mit Forms
• Ansprechpartner mit Profil aus Delve
• Highlights aus dem Social Network mit Yammer
• Videos mit Stream
• Apps mit PowerApps
• Reports mit PowerBI

Das war allerdings nur ein kleiner Auszug der verfügbaren Werkzeuge. Diese Dienste können ebenfalls erweitert werden mit Custom SPFX WebParts.

Dank der neuen WebParts ist es möglich, Ihren persönlichen Landing Hub zu kreieren. So können Sie ganz einfach die Oberfläche an die Wünsche und Use-Cases Ihres Unternehmens anpassen.

Aber der Weg zu einem guten Digital Workplace ist lang und hat viele anderen zusätzlichen Aspekte und Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Denn ein fertiges Endprodukt in diesem Sinne gibt es nicht. Vielmehr verfolgen wir einen MVP-Ansatz. Darunter versteht man das „Minimum Viable Product“ mit dem schnell Erfolge realisiert und Erfahrungen gesammelt werden können. Dieses Vorgehen sieht einen stetigen Ausbau der Inhalte, Funktionen und eine Weiterentwicklung des Workplaces vor.

Wenn Sie mehr zum Modern Intranet mit SharePoint erfahren möchten, schließen Sie sich einfach mit uns kurz. Wir helfen Ihnen gerne dabei Ihren Digital Workplace weiterzuentwickeln.