Das war die DWPG mit Office 365 – Teil 2

Weiter geht es mit den Learnings aus unserer ersten Digital Workplace Practice Group (DWPG), die sich um das Thema Office 365 drehte. Im voran gegangen Teil haben wir Ihnen bereits einige der Punkte vorgestellt, die wir voneinander gelernt haben – unter anderem ging es um Tipps für die Einführung von Office 365. Heute geht es weiter mit unserem Fazit der beiden Tage in Nürnberg und Köln.

• Beim Betrieb einer Office 365-Umgebung stellt der sogenannte Evergreen-Ansatz, also das kontinuierliche Updaten von cloud-basierten Lösungen durch den Hersteller, die Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen. Kein Wunder, dass hier sehr intensiv diskutiert wurde, zumal der Erfahrungsschatz dazu noch recht gering ist. Die bisherige Praxis zeigt, dass man nicht daran vorbeikommt, die Anwender proaktiv über kommende Änderungen zu informieren. Der entsprechende organisatorische Ablauf ist für die Unternehmen in der Regel noch neu und muss erst mal definiert werden. Die Office 365-Einführung wird so gesehen zu so etwas wie einem „Ongoing Projekt“, das niemals endet.

Die IT-Abteilungen der Unternehmen müssen sich aufgrund der neuen Anforderungen offenbar ganz neu aufstellen. Das wird nie völlig ohne Konflikte und Reibungsverluste verlaufen, da die klassischen IT-Bereiche aufgebrochen werden müssen.

Eine interessante Erkenntnis eines Teilnehmers, der bereits über eine umfassende Erfahrung im Betrieb von Office 365 verfügt, ist, dass die Anzahl der Supporttickets unmittelbar nach der Einführung zwar kurzfristig etwas stieg, dann aber deutlich unter das frühere Niveau fiel. Der Unterstützungsaufwand für die Anwender durch die IT sinkt also mit der Inbetriebnahme von Office 365.

• Der Begriff Change Management bekommt in der Office 365-Welt einen ganz neuen, herausgehobenen Stellenwert. Dabei geht es um die Frage, wie man die Nutzer mitnehmen und begeistern kann, aber auch, wie man das Management mit Nutzenargumenten überzeugt.

Ein zentraler Erfolgsfaktor für eine gelungene Einführung ist, sich zu Beginn des Projekts intensiv mit der Nutzerperspektive auseinanderzusetzen und mit den Mitarbeitern Gespräche zu führen. Erst wenn man die alltäglichen Probleme der User kennt, lassen sich die neuen Werkzeuge sinnvoll und zielgenau einsetzen. Nur so kann man die Mitarbeiter abholen und überzeugen.

Wichtige Argumente für den Einsatz von Office 365 gegenüber der Unternehmensführung können aus unterschiedlichen Themenfeldern wie Sicherheit/Datenschutz, Mobilität, Performance oder externer Zusammenarbeit kommen. Ein überzeugender Punkt ist außerdem, dass ein Intranet immer zeigt, welche Wertschätzung ein Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern entgegenbringt. Ein moderner digitaler Arbeitsplatz kann hier ein klares positives Signal setzen.

In laufenden Projekten hat es sich als vorteilhaft erwiesen, die wichtigen Stakeholder zu identifizieren und stets auf dem Laufenden über das Projekt zu halten.

Zusätzlich hat es sich bewährt, das eigene Marketing einzubinden, um mit internen Marketingmaßnahmen Begeisterung bei den Mitarbeitern zu erzeugen. Ein Video, in dem Anwender ehrlich über ihre positiven Erfahrungen berichten, hat in einem Beispiel aus der Praxis eins Unternehmens einen großartigen Erfolg erzielt.

Eine große Herausforderung sind die oft fehlenden Ressourcen im Unternehmen. Ohne externe Unterstützung sind entsprechende Projekte häufig nicht zu stemmen.

• In der Session „Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft“ haben die Teilnehmer ihren Fantasien freien Lauf gelassen. Was also wird die Zukunft bringen?

Vermutlich, so die Vorstellung der Gruppe, werden die Tools aus Anwendersicht immer mehr in den Hintergrund rücken und stattdessen die eigentlichen Funktionen wichtiger werden. Anstatt also einzelne Werkzeuge oder Apps aufzurufen, wird der Nutzer künftig (hoffentlich) seinen tatsächlichen Bedarf oder seinen Wunsch dem System mitteilen, das darauf mit Hilfe (künstlicher) Intelligenz das entsprechende Werkzeug im Hintergrund aussucht und die richtige Information liefert. Das genutzte Tool bleibt für den Nutzer unsichtbar. Idealerweise macht das „System“ das dann sogar ohne dass der Anwender einen expliziten Wunsch äußert. Dabei wird ohne Frage die Steuerung über Sprache eine zunehmend bedeutende Rolle spielen.

Ohne Zweifel werden künftig laufend mehr Fragen und Herausforderungen in Sachen Daten- und Persönlichkeitsschutz entstehen. Bei autonomen Systemen, die auch selbstständig Entscheidungen an Stelle des Menschen treffen sollen, werden sich bestimmt ethische Fragen stellen, die man heute weder kennt und schon gar nicht beantworten kann.

Wie sehen Sie die Entwicklungen im Bereich Digital Workplace mit Office 365? Lassen Sie uns gern in den Austausch treten.

Im Herbst wird es eine zweite Runde der Digital Workplace Practice Group mit neuem Thema geben. Sobald es hierzu weitere Informationen gibt, erfahren Sie es natürlich auf unserem Blog. Auch können Sie unseren Newsletter abonnieren, so verpassen Sie keine wichtigen Neuigkeiten mehr!